【テレワーク初心者必見】在宅でも生産性を上げるためにやるべきこと12選
- Google Workspace
- Googleドキュメント
- スプレッドシート
- リモートワーク
パソコンやタブレット、そしてインターネットがあればどこでも仕事ができるテレワーク。
IT企業や外資系企業を先駆けとして広がり、近年は日本企業でも導入する会社が増えてきました。
今回は自宅で初めてテレワークをする方に向けた、テレワークで生産性を上げる方法についてご紹介します。
目次
テレワークとは？
テレワークとは、インターネットを始めとする情報技術を活用し、時間や場所を選ばずに仕事をする働き方のことです。近年日本でも対応している会社が増えてきました。
テレワークでは、通勤が必要ない・業務に集中しやすい・介護や育児と両立ができるなどといったメリットがあります。
そのため「自分もやってみたい！」、「早く会社で導入してくれないかなぁ」と思っている方は多いのではないでしょうか。
テレワークで生産性をあげるためには環境を整えることが重要
テレワークは主な仕事場が自宅になります。自分が普段生活をしているプライベートな空間で仕事を行うことになるため、オフィスとは違ったコツが必要です。
テレワークでは、自分がいかに快適に働けるか、そしてそのためにはどうすればよいのかといったことがとても重要になってきます。
つまり、環境の整備です。物音や人の声が飛び交っている環境や、固い椅子で長時間仕事をしていては仕事がなかなかはかどりません。
在宅での生産性を上げたい方は、まずは自宅のデスク周りからテレワークに向けた整備を整えていきましょう。
テレワーク初心者はまずこれを実行しよう！STEP1
「自宅で効率的に仕事をするにはどうすればいい？」とテレワーク初心者なら頭にはてなマークがたくさん浮かんでいますよね。
ここから先では、テレワーク初心者の方に試してほしい基本的なことをまとめています。テレワーク開始前、または開始直後の方におすすめの内容です。
パジャマから着替えましょう
テレワークだからといって、パジャマ姿のままでは気持ちが切り替わりません。スーツでなくて構いませんので、人前に出られる服装に着替えをしましょう。
「そんなことで生産性が変えわるの？」と疑念をいただく方もおられるかもしれませんが、テレワーク前に行っていたルーティンを繰り返すことで、気持ちが仕事モードに切り替わりますので、効果は見込めます。
普段通りの規則正しい生活をしよう
家で仕事をすると寝る時間が遅くなってしまったり、逆にいつまでも仕事をしてしまったりと生活が不規則になりがち。
仕事の時間とプライベートの時間をはっきりとわけ、だらだら仕事をすることのないよう心掛けましょう。
会社から勤務状況を求められない場合もあると思いますが、スプレッドシートを活用して何にどのくらい時間を使ったのか見える化してみてください。
「あれ、この仕事にこんなに時間はかからないはずだけどなぁ」、「あれ、この時間は何をしていたんだろう？」といった生産性の悪さや無駄な時間に気がつくはずです。
家事や家のことはしないようにしよう
家にいるとつい洗濯物が気になってしまったり、床に落ちた髪の毛が気になってしまったりしますよね。
でも、テレワーク中は仕事の時間。家事はぐっと我慢して、仕事の後に行うようにしましょう。
始業前に掃除をする会社もあると思います。それに倣って、仕事を開始前に家事や掃除をしておくと気になる要素をなくせるので集中して仕事に取り組めます。
訪問者・宅配便対策をしよう
ピンポーンとWeb会議中に鳴り響くチャイムの音。テレワークあるあるのワンシーンです。
誰かが訪ねてくる予定はテレワークの時間と被らないようにお願いをしましょう。ネット通販やスーパーなどの宅配便も同じく。事前に日時指定をし、テレワーク前後または休日に荷物を受け取るようにしてください。
家族と同居されている方は、家族の方に配慮してもらうことも必要になってきます。友人を自宅に招待することはテレワーク中は避けてもらいましょう。集中の妨げとなってしまいます。
一人でいられる環境を作ろう
冒頭に記載した通り、テレワークでは環境が大切です。仕事に集中のできる環境を整えるようにましょう。
もし自宅に家族がいて集中できないということであれば、部屋を分ける・テレワーク中は静かにし声をかけないようにしてもらうなどの配慮が必要。ペットも仕事部屋とは別の部屋にいてもらうようにした方がいいでしょう。
しかし、そうはいっても気になってしまったり、分けるだけのスペースがなかったりすることもありますよね。そのようなときは、コワーキングスペースを活用したりホテルのテレワークプランを利用することを検討されてみてはいかがでしょう？
耳栓をつけるだけでも、音が遮断されて意外と集中できるのでおすすめです。
インターネット環境を整えよう
テレワークにおいてインターネットはとても重要なパートナー。インターネット環境が悪いと思ったように仕事を進めることができません。
もし自宅のインターネット環境が悪い方は、Wi－Fiの導入やルーター・プロバイダの見直しを行うようにしましょう。インターネットの速度が速くなると、その分仕事も早く終えることができます。
背景に気をつけよう
部屋を綺麗にする、実はテレワークではこんなことも必要になってくるのです。
昨今のテレワークでは、インターネットを通したWeb会議が行われることが主流。カメラを通して自分の姿や部屋の中が上司や同僚に見えてしまいます。そのため、部屋を綺麗にしておきましょう。
Web会議のときだけカメラが壁に向くようにパソコンの配置を変えるというのもひとつの手段。また、お金をかけられる方はWeb会議で背景を変えられるようグリーンバックを買うのもいいでしょう。ネットで2000円台から購入することができます。
Google Meetではバーチャル背景にすることができます。部屋をきれいにしていないという時に、バーチャル背景は活躍してくれそうですね
机・椅子・モニターを揃えよう
ダイニングテーブルの片隅で仕事をしている、そんな方もいますよね。
気分転換や短期的にはそれでも構いませんが、長期的にテレワークをする際には専用のデスクを用意した方が効率が上がります。普段の食事と同じテーブルで仕事をしてしまうと、仕事とプライベートの境目があやふやになってしまうからです。
また、机だけでなく、椅子も専用のものを用意しましょう。オフィスチェアは長時間座るように作られているため、やはりダイニング用の椅子とは座り心地が違ってきます。「お尻が痛くて座ってられない・・・」なんてことのないよう、長時間の使用に耐えられる椅子を用意するのは必須です。
モニターやマウスといった、パソコン回りの設備を充実させることもテレワークの効率には直結してきます。どれだけ自分が快適に仕事をできるか、働きやすいかを観点でツールを選び、快適な仕事環境を整えるようにしましょう。
古い電子機器はこの機に買換えを
会社貸与ではない自宅用のパソコンやタブレットを使って仕事をしている方、この機会に古すぎる端末は買換えを検討した方がいいかもしれません。
テレワークではパソコンの動きが遅いと仕事も全然進まなくなってしまいます。
もし古いものを使用する場合でも、最低限カメラ付きのものを利用するようにしましょう。テレワークではWeb会議でカメラ機能を利用することが多いためです。
テレワークに慣れてきたらこれを！STEP2
「そろそろテレワークにも慣れてきた」という方はぜひ以下の内容も取り入れられてみてはいかがでしょう？
次のステップとして、様々なインターネットサービスを活用してみましょう。
文書やマニュアルの共有にはクラウドサービスを利用しよう
インターネットのサービスを利用すれば、同じ文書を同時に複数人で確認・編集することができます。
ExcelやWordを利用しているときによくありがちな、誰かが利用しているから上書き保存できない、という自体を回避できるのです。
おすすめはGoogleドキュメントとGoogleスプレッドシート。GoogleドキュメントはWordに、GooleスプレッドシートはExcelに似た仕組みのオンラインサービスです。Microsoftの製品を利用している方であれば、すぐに使い方にも慣れるはず。
Googleドキュメントで文書やマニュアルを、Googleスプレッドシートでガントチャートやタスクをチームメンバーで共有し、効率的にテレワークを進めていきましょう。
オンライン会議システムを活用しよう
テレワークではコミュニケーションツールとしてオンライン会議システムを活用することがほとんど。会社から指定されている場合は指定のツールを利用するようにしましょう。
指定がない場合は、Google Meet（Hangouts Meet）、ズーム（Zoom Meetings）などいろいろなものを試してみてはいかがでしょう？
オンラインで顔を見ながら会話ができるという点は一緒ですが、それぞれオプションで利用できる機能が違っています。自分にとって使いやすいツールを見つけてみてくださいね。
最低限、画面共有ができて、チャット機能がついていればオンライン会議でも不自由なく行えるでしょう。
オンラインでカレンダーを共有しよう
誰がいつ何をしているのかわからない、テレワークでの仕事の場合このような事態に陥ってしまうこともありませんか？
そんな問題を解決してくれるのがGoogleカレンダーです。
Googleカレンダーはオンライン上のカレンダー機能です。スマホやタブレットでカレンダーを利用している方は違和感なく使うことができます。
使い方はいたって簡単。予定のある日時に予定内容を入れるだけ。
しかし、こちらが通常のカレンダーと違っている点は、チームメンバーや部署でカレンダーの共有が出来ること。いつ・誰が・何をしているのか一目で可視化することができます。
複数個のシステム契約せずに「G Suite」で一元化しませんか？
テレワークになると様々なシステムやツールの契約が必要になる場合があります。ツールをたくさん契約すると管理が煩雑になりますので、できれば一元化したいと思う方が多いはず！
そこでおすすめなツールは、Google社が提供しているビジネス向けサービス「G Suite」。
G Suiteの大きな特徴は、オンライン作業に強いこと。
全ての機能をブラウザ上で管理することができるため、同僚の進捗をリアルタイムで確認することができます。
そのほかメンバーのスケジュールを1つの画面に並べて表示できる「Googleカレンダー」や、ビデオ会議の「Google Meet」などのブラウザ上でのコミュニケーションツールも充実。
セキュリティ面もかなり強化されているので、管理面も安心です。G Suiteの管理者には「管理者権限」が与えられため、ファイルを表示するユーザーの権限を設定したり、セキュリティの強化などを細かく定めることができます。
まとめ
自宅はオフィスとは違います。机や椅子、インターネット環境など、オフィスのように整った設備はありません。
しかし、自分に合ったものを選んで導入していく自由があります。
サイズも質感も自由自在。自分に合った自分だけのオフィスで効率的に仕事をしましょう！
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