2022.08.24

中小企業こそ活用すべき！ Google Workspace が多くの支持を集めている理由とは？

Google Workspace
導入事例

本記事は、2021年8月31日に開催された Google の公式イベント「コラボレーションクラウドサミット」において、 Google Cloud アカウントエグゼクティブの亀井新太郎氏が講演された「はじめての Google Workspace の基礎〜中小企業の Google Workspace 活用〜」のレポート記事となります。

今回は、 Google が提供するクラウド型のグループウェアサービス「 Google Workspace 」について、概要や特徴、機能など、初心者向けにわかりやすく解説します。また、主に中小企業に焦点を当てて、 Google Workspace を活用するメリットやオススメな理由などをご紹介しています。ぜひ最後までご覧ください。

なお、本記事内で使用している画像に関しては、コラボレーションクラウドサミット「はじめての Google Workspace の基礎〜中小企業の Google Workspace 活用〜」を出典元として参照しております。

それでは、早速内容を見ていきましょう。

中小企業を取り巻く環境の変化

昨今、 COVID-19 によるテレワークの普及や労働力不足の深刻化などを背景として､優れた IT ツールの需要が年々高まっています。特に近年では、他人とのコラボレーションやテレワークの効率化が重要視されるようになり、これらが大きな注目を集めています。

しかし、便利な IT ツールの需要が高まると同時に、中小企業の IT 担当者は多くの課題を抱えています。代表的な例としては、以下の5項目が挙げられます。

管理者が少ない
管理運営負荷がつらい
セキュリティが不安
普及して使ってもらえるか不安
アップデートが大変

現在、 IT 担当者が管理する対象は増加傾向にあり、代表的な理由としては端末の多様化が挙げられます。 Windows や Mac 、 Chrome など様々な OS が存在しており、さらに端末やバージョンごとに利用できる機能は異なります。

また、ワークスタイルの変化も大きな要因となっています。在宅勤務やテレワークの普及により、オフィス以外の場所から社内情報にアクセスする機会が増えました。そのため、従来のオフィス勤務では必要なかったセキュリティ機能などが求められるようになり、 IT 担当者の負担が増加しているのです。

そのほかにも、社内に存在するアプリケーションや業務に使用するインターネット回線、認証を行うための ID など、様々なものを IT 担当者が管理する必要があります。このように、中小企業における IT 担当者の業務負荷は増加の一途を辿っており、既に深刻な課題として顕在化している会社も多いのではないでしょうか。

IT 担当者の管理対象

このような現状を踏まえると、中小企業の IT 担当者は、場所を選ばずに使える柔軟性を持ち合わせ、かつ、セキュリティを担保しながら手間なく運用でき、シンプルですぐに社内に浸透するような IT ツールを選ぶべきだと言えます。

今回の記事でご紹介する Google Workspace は、これらの要素をすべて満たしており、中小企業の IT 担当者を強くサポートするツールとなっています。それでは、次章以降で Google Workspace の機能を具体的に見ていきましょう。

Google Workspace を活用したコラボレーション

Google Workspace は様々なシーンで活躍するソリューションですが、まずはコラボレーションに焦点を当ててご説明します。 Google Workspace に搭載されている各機能はすべてがシームレスに繋がっており、管理も容易に行うことができるコミュニケーションのプラットフォームとなっています。また、ブラウザだけで動作するため、デバイスや場所に依存することなく使用可能な点も大きな特徴です。

Google Workspace は、資料作成やファイル検索、社員同士のコミュニケーション、セキュリティの担保など、あらゆる観点から企業の生産性向上をサポートします。メールやオンラインストレージ、ビデオ会議など、様々なサービスに同じ ID とパスワードでログインでき、 Google Workspace という一つの世界の中で、情報のやり取りがすべて完結します。

Google Workspaceのサービス

Google Workspace が多くの支持を集めている理由として、中小企業における様々な課題が挙げられます。例えば、拠点間の距離が遠い場合は、移動にかかるコストが高くなり、社員同士の情報連携が困難になります。

また、複数サービスを導入していることで、ログイン ID やパスワードがサービスごとに異なり、ログイン情報の管理が煩雑になっているケースなども考えられます。このような場合、 IT 担当者がそれぞれの拠点や端末を個別に管理する必要があり、業務負荷がとても大きくなります。

Google Workspace が支持を集めている理由

しかし、 Google Workspace であれば、場所やデバイスを問わずに全員が同じ情報に容易にアクセスできますし、 IT 担当者による管理は一つのコンソールから一元的に対応することが可能です。つまり、社員同士のコラボレーションを加速し、 IT 担当者の負荷軽減を容易に実現できる点が Google Workspace が支持を集めている大きな理由だと言えるでしょう。

ここからは、社員同士の円滑なコラボレーションを促進するための Google Workspace の各機能をご紹介します。

Gmail

Google Workspace には法人版の Gmail が搭載されており、無料版 Gmail と同じ使い慣れたインターフェースでビジネスメールを運用できます。いま使用しているメールアドレスをそのまま Gmail に移行できるため、アドレスが変わる心配はありません。

また、ビジネス版の Gmail には迷惑メールやウイルスブロックの機能が備わっており、 99.9% という高い精度でメールアカウントを保護します。さらに、 Google 検索の技術を採用した検索機能により、メールの件名や本文はもちろん、添付ファイルの中身まで読み取り、検索を実行することができます。

法人版Gmailのサービス

Google カレンダー

Google カレンダーを活用することで、自身のスケジュール管理はもちろんのこと、関係者との予定調整を効率化できます。 AI が会議の参加者の予定を確認して候補日時をレコメンドしてくれたり、空いている会議室を自動表示することも可能です。また、細やかな権限設定により、機密性や安全性を担保した状態でスケジュールの調整作業を高速化できます。

Google カレンダーの活用

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Google Meet

Google Meet は Google Workspace に標準搭載されているビデオ会議の機能です。ブラウザで動作するため、専用アプリケーションなどをインストールする必要はありません。高画質や高音質はもちろんのこと、背景変更や Q&A 機能、ノイズキャンセルなど、様々な機能が用意されています。

また、 Google Meet は Google カレンダーや Google チャットとシームレスに連携しているため、他の機能を使っている画面から、そのまま Google Meet へスムーズに遷移することが可能です。

Google Meetの特徴

Google チャット

Google チャットは、 Google Workspace に標準搭載されているビジネスチャットの機能です。昨今、電話やメール以外のコミュニケーション手段として、リアルタイムな連携が可能なチャットツールが注目を集めています。

Google チャットを活用すれば、簡単な確認事項はすぐに解決しますし、必要に応じて自身の画面を相手に共有したり、 Google チャットの画面から Google Meet に遷移してビデオ会議を開始することも可能です。

Google チャットの特徴

Google ドライブ

Google ドライブは、様々なファイル形式に対応したオンラインストレージです。クラウドで提供されているため、場所やデバイスを問わずに、いつでもどこでも必要な情報にアクセスできます。 Gmail と同様に高精度な検索機能を備えているため、ファイル名やファイルの中身までチェックして、必要な情報を探してくれます。

Googleドライブの特徴

また、 Google ドライブには「共有ドライブ」という機能が備わっており、この共有ドライブを活用することで Google ドライブをファイルサーバーとして利用することができます。例えば、部署やプロジェクト単位でフォルダを分けて、必要な人間にのみアクセス権限を設定することが可能です。

共有ドライブの特徴

さらに、 Google ドライブには、 Google ドキュメントや Google スプレッドシート、 Google スライドなど、ファイル作成の機能が搭載されています。これらは Microsoft Office の Google 版と理解するとイメージしやすいですが、大きな特徴として、ファイルの同時編集が可能な点が挙げられます。

これらは 100% クラウドで提供されており、インターネットを通じて複数人が同じファイルに同時にアクセスできます。そして、リアルタイムに編集を行うことができるため、チーム内での共同作業やコラボレーションを大きく加速することが可能になります。

同時編集のメリット

なお、最近では Google アカウントを持っていない場合でも､ファイルの閲覧やコメント、編集が可能になりました。これは PIN コードの ID 認証を活用して実現している仕組みです。

アカウントなくても同時編集可能

このように、 Google Workspace に搭載されている様々な機能を活用することで、組織内のコラボレーションを加速できます。すべての機能がシームレスに連携しているため、効率的に作業を進めることが可能になり、企業の生産性向上に大きく寄与します。

ID としての Google Workspace

次に、 ID としての Google Workspace の優位性をご紹介します。

Cloud Identity による ID 管理

Google Workspace には、ユーザー保護の基盤として Cloud Identity という機能が搭載されています。 Cloud Identity を活用することで、 Google の ID のみで様々なサービスへのログインや自動プロビジョニングが可能になります。そのため、サービスごとに複数の ID やパスワードを覚える必要はありませんし、 IT 担当者は煩雑な ID 管理から解放されます。

Cloud Identity では、 Microsoft の ID 管理ツールである Active Directory と同期することができます。 Cloud Identity と Active Directory で二重管理する必要はなく、仮に Active Directory 側で管理を一本化しても、 Google Workspace 側のセキュリティ認証機能を使って、様々なサービスにログインすることが可能です。

Cloud Identity による ID 管理

テレワークにおけるデバイス管理

Google Workspace には、デバイス管理の機能が搭載されており、企業所有と個人所有のどちらの端末にも対応しています。特に BYOD （ Bring Your Own Device ：個人所有の端末で業務を行うこと）を実践する場合、デバイス管理の機能が高い効果を発揮します。

Google Workspace のデバイス管理は、管理できる対象端末が幅広い点が大きな特徴であり、 Android や iOS に代表されるモバイル端末だけではなく、 Windows 端末、 MacBook 端末、 Chromebook 端末、 Chrome ブラウザなど、様々なものが管理対象となっています。

管理方法は非常にシンプルであり、 Google Workspace の管理コンソールと同じ画面から、直感的なインターフェースで誰でも簡単に操作できます。製品ごとに別々の管理画面に入る必要はなく、 Google Workspace の管理画面の中で、 Google Workspace の各機能や ID 、端末まで、すべての管理を一元的に行うことが可能です。

テレワークにおけるデバイス管理

このように、 Google Workspace は手間なく高精度なデバイス管理が可能であるため、社員のデバイス情報を把握し、常に安全な状態で業務を行うことができます。働き方が多様化し、テレワークが普及している現代において、とても有効なソリューションだと言えるでしょう。

テレワークに関心のある方は以下の記事がオススメです。
働き方改革やテレワークにおすすめのツールはGoogle Workspace（旧G Suite）な4つの理由

BYODに関して理解を深めたい方は以下の記事がオススメです。
BYODとは？導入時のメリットとデメリットや導入時に押さえておきたいポイントを徹底解説

Google Workspace のセキュリティ

企業がクラウドツールを使用する上で、セキュリティは忘れてはいけない重要なポイントです。実際、クラウドのセキュリティに不安を持っている方は多く、安全性の観点からツール導入に二の足を踏んでしまうケースも少なくありません。

そこで、本章では Google Workspace のセキュリティ機能をご紹介します。すべての機能を取り上げるには膨大な時間を要するため、今回は代表的なものを抜粋してご説明します。

信頼性の高いメール

Google Workspace の法人版 Gmail では、 99.9% 以上の精度で、スパムメールやランサムウェア、マルウェアなどからアカウントを保護するセキュリティ機能が搭載されています。また、社内から社外宛のメールに関しても、機密情報をチェックする機能が備わっているため、業務でも安心して利用できます。

信頼性の高いメール

監査ログの取得

Google Workspace では、監査ログの取得が可能となっています。これにより、「誰が」「いつ」「どこから」情報にアクセスしたのか、また、 Google Workspace 内のファイルのダウンロードや印刷、閲覧などの履歴を一元的に監査できます。さらに、特定の動作に対して、能動的に管理者へ通知を行うことも可能なため、安全性を担保しながら Google Workspace を運用することができます。

監査ログの取得

安全なアクセス制御

Google Workspace には「コンテキストアウェアアクセス」という機能が搭載されており、これを活用することで安全なアクセス制御を実現できます。 ID だけではなく、 IP アドレス単位でのアクセス制御や会社支給の端末だけにアクセス権限を限定するなど、柔軟かつ安全な運用が可能になります。

コンテキストアウェアアクセス

セキュリティ診断

Google Workspace にはセキュリティ診断の機能が搭載されており、自社の Google Workspace が正しく設定されているか否かを確認できます。このセキュリティ診断を実施することで、自社の Google Workspace の安全性を客観的にチェックでき、改善が必要な場合は Google Workspace が具体的な解決策をレコメンドしてくれます。

セキュリティ診断

セキュリティ調査

セキュリティ調査ツールを使うことで、特定の条件に当てはまるメールやドライブなどを検索し、ファイルのアクセス権を強制的に管理者が変更できます。例えば、社外ドメインに共有されているファイルを抽出し、それらの権限をすべて社内限定に変更することが可能です。そのため、高い安全性を担保した状態で Google Workspace を運用できるようになります。

セキュリティ調査ツール

このように、 Google Workspace には様々なセキュリティ機能が搭載されています。管理画面はシンプルかつ使いやすいインターフェースとなっており、運用改善の提案を Google Workspace 自身が行ってくれるため、多忙な中小企業の IT 担当者にとっては、まさに最適なツールだと言えるでしょう。

Google Workspaceのセキュリティに対して一層理解を深めたい方は以下の記事がオススメです。

Google Workspace のデバイス管理、アクセス管理の機能でセキュリティを強化！

管理者や情シスに届けたいGoogle Workspace のログイン管理における7つのポイント

まとめ

本記事では、 Google が提供するクラウド型のグループウェアサービス「 Google Workspace 」について、概要や特徴、機能など、初心者向けにわかりやすく解説しました。中小企業が Google Workspace を活用するメリットをご理解いただけましたでしょうか。

Google Workspace には数多くの機能が搭載されており、社員同士のコラボレーションの活性化に大きく寄与するツールです。また、 ID として利用することもでき、 Google Workspace による一元的な ID 管理で業務効率化を実現することが可能です。

さらに、セキュリティレベルが高い点も Google Workspace の大きな特徴です。グループウェアを安全に運用するためのセキュリティ機能が多数搭載されており、どれも直感的かつ手間なく使用できるため、 IT 担当者の負荷軽減に直結します。

このように、中小企業を取り巻く環境が大きく変化している現代において、 Google Workspace は組織の生産性向上を実現するための強い武器になると言えるでしょう。

そして、 Google Workspace の契約はトップゲート経由がオススメです。トップゲートで契約することで

請求書払いが可能
円建てで運用できる
管理者負荷を軽減
導入後サポートが充実

など、様々なメリットを享受することができます。

Google Workspace のようなグループウェアは、サービスを利用開始した後の運用方法によってサービスの導入効果が大きく変わります。 Google と直接契約した場合は専任担当が付かないため、運用に関するアドバイスを受けることはできません。その点、トップゲートで契約すれば、いつでもプロに運用面の相談を行うことができ、自社の Google Workspace 運用をより良い方向に導くことが可能です。導入前のご相談も受け付けていますので、まずはお気軽にお問い合わせください。

本記事を参考にして、ぜひ Google Workspace の導入を検討してみてはいかがでしょうか？

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