今更聞けないGoogleスライドの活用法6選！PowerPointとの違いも解説
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社内や社外でのプレゼンテーションには、どのようなツールを使用していますか？企業によって使用しているツールは違いますが、昔からなじみのあるPowerPointを使用している企業が多いのではないでしょうか？
PowerPointを使用すれば細部までこだわった資料を作れるというメリットがありますが、Googleスライドも業務効率化の推進に役立つツールなのです。
そこでこの記事では、Googleスライドの活用方法やG Suiteを使うことのメリットについて解説していきます。GoogleスライドとPowerPointの違いについても解説しているので、機能の違いも理解できるはず。
Googleスライドを利用できるG Suiteを活用すれば、労働生産性の向上を見込めます。テレワークとの相性もよく、優れているツールなので最後までご覧ください！
目次
GoogleスライドとPowerPointの4つの違い
はじめにGoogleスライドとPowerPointの違いについて解説していきます。同じようにスライドを作れるツールですが、主に4つの違いがあります。
GoogleスライドとPowerPointの4つの違い
- インストールの有無
- 編集内容の自動保存
- 編集内容の反映速度
- データの保存場所
以下で詳しく解説していきます。
インストールの有無
GoogleスライドとPowerPointの違いには、インストールが必要か不要なのか？という違いがあります。PowerPointはインストールしないとスライドを作れませんが、Googleスライドならインストールをしなくてもブラウザから利用できます。
またGoogleスライドはクラウドを利用しているので、アップデートの必要もありません。
※Microsoft Office Onlineを使用する場合は、インストールはしなくても使用できます。オンライン版は、PowerPointやExcelなど機能が一部制限されているので、ご注意ください。
編集内容の自動保存
PowerPointの場合、編集した内容を保存するときはユーザーが上書き保存をする必要があります。Googleスライドの場合は、編集した内容を自動で保存してくれますので、ユーザーが保存ボタンを押す必要はありません。
Googleスライドのように自動で保存してくれる機能が付いていると、パソコンがフリーズしてしまっても編集内容が残るので安心です。長く使用しているパソコンや負荷がかかる作業をしているPCであれば、フリーズするタイミングはわからないので、自動保存機能は、いざというときにユーザーを助けてくれるでしょう。
編集内容の反映速度
Googleスライドは共有しているデータをクラウドで管理しているので、リアルタイムで編集内容を反映することが可能です。
PowerPointの場合には編集した内容を共有するために相手とデータのやり取りをする必要があります。変更する度にファイルを共有しないといけない場合、修正が多いとファイルのやり取りが億劫に感じるかもしれません。
さらに、データファイルが多くなると「最新のデータを探すのが時間がもったいない」という声をよく耳にします。Googleスライドで資料を作成すれば、そんな煩わしい作業とも無縁になります。
そして、何よりGoogleスライドであれば、ファイルを共有しなくても共同編集ができたり、作成データの閲覧できたりするので、こちらも嬉しいポイントの一つ。
データの保存場所
Googleスライドはクラウドにファイルを保存していますが、PowerPointの場合は基本的にパソコンの中にデータを保存しています。
Googleスライドの場合はG Suiteのツールのひとつであるドライブ内に保存されますが、Googleスライドを保存するときドライブの保存容量を消費しないというメリットがあります。つまりGoogleスライドは保存容量を気にしないでファイルを保存できるのです！
またGoogleスライドのデータはクラウドにあるので、スマホやタブレットからでも作業できます。そのため、プレゼンテーション前の移動中でも、スマホからスライド内容を確認してイメージを膨らませるという活用方法もできます。
Googleスライドの活用法6選
GoogleスライドとPowerPointの違いがわかったところで、Googleスライドの具体的な活用方法を見ていきましょう。6つの活用方法を紹介していくので、ぜひ参考にしてください。
Googleスライドの活用方法6選
- チャットをしながら共同編集
- 参考リンクや画像などの情報共有がスムーズに
- アドオンを追加してより自分の好みのスライドに
- 過去のデータを復元する
- 共有権限の変更
- プレゼン中に質問コメントを受け付ける
詳細や使い方は以下で説明します。
チャットをしながら共同編集
Googleスライドでは、チャットをしながら共同編集できます。スライドの内容や方向性などについて会話しながら編集できるので、充実した内容のスライドを作りやすいです。
スライドの修正や打ち合わせはメールや電話などでやり取りすると思いますが、Googleスライドなら離れた場所にいても共同作業ができます。スライドで気になった箇所があったら、Googleスライドでコメントしながら、編集することも可能なので、実際に会わなくても同じ空間で作業しているように感じられます。
テレワークのような離れた場所にいてもコミュニケ―ションをとりながら作業できるので、確認不足やコミュニケーションレスによって生じる認識の違いを未然に防ぐことできます。このコメント機能は、わざわざメールや電話するほどのことでもない場合に大活躍です。
Googleスライドで共有をするやり方
チャットをしながら共同編集するためには、上記の画像のように共同編集したいスライドを共有する必要があります。画面右上にある「共有」というボタンをクリックすれば、簡単にスライドを共有できます。
「リンクを取得」という画面に移行するので、リンクをコピーして共同編集したい方にリンクを送信します。
Googleスライドで資料にコメントを記載するやり方
スライドを共有すると共有された方も同じスライドで編集できるようになるので、画面上部にある「コメントを追加」とでている部分をクリックします。
クリックするとコメントを挿入できるようになるので、コメントでやり取りしながら編集作業ができるようになります。言葉でニュアンスを伝えるのが難しい場合は、Google Meet（旧Googleハングアウト）で会話しながら編集すると、よりスムーズにやり取りできるようになります。
参考リンクや画像などの情報共有がスムーズに
スライドを複数人で作っていると、スライド内容や画像の変更などを行ってほしい場合があるかもしれません。その度にメールや電話で伝えるのもいいですが、それだと認識がずれたりイメージと内容が一致しにくい場合も多くあると思います。
しかしGoogleスライドならスライドにコメントを挿入できるので、内容の修正や画像の変更などの修正を伝えやすくなります。スライド内にコメントできるので、修正箇所も明確になるでしょう。さきほど紹介したコメント機能を使用して、情報共有をスムーズに行いましょう。
アドオンを追加してより自分の好みのスライドに
Googleスライドでは好みのアドオンを追加することで、自分好みのGoogleスライドにできます。アドオンとは、ソフトウェアにおける拡張機能です。
アドオンには会議中にコメントを自動で表示できるようにするもの、高画質の写真を使用できるものなどがあります。スライド作成やプレゼンテーションに役立つアドオンがあるので、ぜひ利用してください。
Googleスライドへのアドオン追加方法
アドオンの使い方法はとても簡単。編集画面の上部にある「アドオン」をクリックして、「アドオンを取得」をクリックします。するとさまざまなアドオンが表示されるので、好きなアドオンをインストールしましょう。
過去のデータを復元できる
Googleスライドの編集履歴から、過去のデータを復元することも可能です。Googleスライドは自動で編集内容を保存してくれるので、過去の好きなデータを復元できます。
もし間違ってスライドを削除してしまってもクラウドでファイルを管理しているので大丈夫。簡単に復元できるので、いざというときに心強いです。
過去のスライドデータの復元方法
スライドファイルの復元をするには、画像上部にある「最終編集：〇〇分前」という箇所をクリック。
クリックすると画面右側に編集履歴が表示されるので、好きな履歴を選んで復元できます。このようにスライドの編集履歴から、スライドデータの復元ができます。
スライドファイルを削除してしまった場合は、ドライブの「ゴミ箱」から復元できます。「ゴミ箱」にファイルが残っているので、クリックして復元できます。
共有権限の変更
Googleスライドは、共有の権限変更もできます。個人情報や共有したくない情報などを間違って共有してしまった場合でも、あとからアクセス禁止にできるので情報流出の被害を最小限にできます。
ビジネス用グループウェアのG Suiteでしたら、組織外のユーザーへの共有前にアラートで「このアイテムが属する G Suite 組織に含まれていない〇〇と共有しようとしています。」と出るので共有前にデータ流出を防ぐことができます。
間違って部外者にスライドを共有してしまっても慌てる必要はありません。共有したあとでもアクセス拒否の対応ができるので、見せたくないスライドを共有してしまっても対応できます。
Googleスライドで共有するやり方
共有権限を変更したい場合は、スライドの右上にある「共有」をクリックします。権限を変更できる画面が現れるので「制限付き」に変更しましょう。すると共有したURLに入れないようになります。
プレゼンテーション中に質問コメントを受け付ける
プレゼンテーションをしているときでも、Googleスライドは活躍してくれます。プレゼンテーションに参加している方からの質問をスライドに表示できるので、活発なプレゼンが可能です。
プレゼンテーションの最後の質問時間を短くできますし、プレゼンテーション中に質問コメントの中からピックアップして話せるので会議がよりスムーズになります。
質問コメントを受け付けるやり方
質問コメントを受け付けられるようにするには、はじめに「プレゼンテーションを開始」をクリックする必要があります。
下部にある「Q&A」をクリックすると、画面の左側に「新しいセッションを開始」と表示されます。ここをクリックするとコメントを表示できるようになるので、クリックしましょう。上記の画像でいうと「ステップ1」→「ステップ2」という手順で進んでください。
Googleスライドの使用上の注意点
Googleスライドを使用するときは、Google Chrome を使うのがおすすめです。Google Chrome を使用するとオフラインでも作業できるように設定できるので、インターネットがつながらない場所にいても作業できるようになるからです。
ほかにもPowerPointよりもフォントやアニメーション、印刷時のレイアウトの選択肢が少ないというデメリットもあります。スライドの作成機能や表現力を重視している方にはあまり向いていないかもしれません。
Googleスライドを活用してスムーズなスライド作り実現
Googleスライドを活用するとスムーズなスライド作りが可能になるので、効率的に業務を進めたい方におすすめです。
Googleスライドの活用方法6選
- チャットをしながら共同編集
- 参考リンクや画像などの情報共有がスムーズに
- アドオンを追加してより自分の好みのスライドに
- 過去のデータを復元する
- 共有権限の変更
- プレゼン中に質問コメントを受け付ける
Googleスライドには上記のような活用方法があるので、テレワークの労働生産性の向上にもつながります。Googleスライドを利用できるG Suiteを導入すると、より快適なテレワークを実現できるのでぜひ検討してみてくださいね。
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