これで安心！Google Meetでのオンライン会議への参加方法や事前準備を徹底解説
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働き方改革の推進やコロナ禍の影響で、オンライン会議を体験している人が増えています。2020年7月ごろの状況を鑑みれば、益々このような活動は増えてくるでしょう。
しかしなかには、「Google Meetでオンライン会議をしたことがない...」という方もいるはず。
「オンライン会議をする前の事前準備はどんなことをすればいい？」
「オンライン会議のマナーがわからない...」
など、初めてGoogle Meetでオンライン会議をする方は疑問に感じることもあるでしょう。
そこでGoogle Meetでオンライン会議に招待された方が行うべき事前準備について、この記事で解説します。
弊社はすでにオンライン会議を導入しているので、これから導入する企業さんの参考になるはず。
1度覚えてしまえば簡単にオンライン会議ができるので、事前準備をマスターしてください。
弊社トップゲートでは、Google Workspace（旧G Suite） 導入をご検討をされているお客様へ「個別無料相談会」を実施いたします。導入前に懸念点を解決したい方、そもそも導入した方がいいのかをお聞きしたい方はお気軽にお申し込みください！
目次
スムーズにオンライン会議に参加しよう
オンラインやオフラインに関わらず、会議はこれまでの結果や今後の方針など会社にとって重要な話し合いをする場所です。
会議の内容に集中できるように事前準備を行い、スムーズに会議に参加したいものですよね。
「オンライン会議の時間になっているのに上手く接続できない」
「集中して会議に参加できる場所にいない」
など会議に参加する準備ができていないと、会社の同僚や上司などに迷惑をかけてしまいます。
そのため事前準備を行い、スムーズにオンライン会議に参加できるようにしておくのは、社会人のマナーと言えるでしょう。
Google Meetのオンライン会議への参加方法
以下では、Google Meetのオンライン会議への参加方法について解説していきます。
- Googleアカウントをお持ちの場合
- Googleアカウントをお持ちでない場合
に分けて解説していきます。
Googleアカウントをお持ちの場合
Googleアカウントをお持ちの場合での、Google Meetの参加方法について解説します。
主催者から会議のURLが送付されてきたら、URLをクリックします。すると自動的にGoogle Meetの画面へ遷移します。会議の参加画面が表示されますので「今すぐ参加」をクリックします。
「今すぐ参加」をクリックするとGoogle Meetが起動されるので、そのままオンライン会議に参加することができます。
Googleアカウントをお持ちでない場合
Googleアカウントをお持ちでない場合の、Google Meetの参加方法について解説します。
主催者からURLが送られてきましたら、リンクをクリックします。入室画面で名前を入力求められますので、名前を入力してから「参加をリクエスト」をクリックしてください。
入力した名前はGoogle Meetで表示されるため、本名を入力するのはもちろんのこと、他社の方も同席している場合、「名前/会社名」のように会社名も入力するとより親切でしょう。
Google Meetでオンライン会議するときの2つの事前準備
Google Meetでオンライン会議をするときの事前準備は、以下の2つ。
- マイクとカメラの使用を許可する
- 背景にも気を遣う
オンライン会議をする前に、上記の2つの事前準備ができているか確認するのがおすすめです。
マイクとカメラの使用を許可する
オンライン会議を始める前に、マイクとカメラの使用を許可しておきましょう。
オンライン会議にはマイクとカメラが欠かせないので、設定は必須です。
設定方法は簡単。初めてGoogle Meetを開くと、マイクとカメラの使用許可を求める画面が表れます。「許可」をクリックするとマイクとカメラを使用できるようになるので、クリックしましょう。
簡単に設定できるので、オンライン会議の前に設定しておくのがおすすめです。
背景にも気を遣う
オンライン会議をするときは、背景にも気を付けたいところ。自宅の部屋からオンライン会議へ参加していても話している内容は、重要であることに変わりありません。そのため、最低限のマナーには気を付けましょう。
例えば散らかった部屋が写った状態でオンライン会議に参加した場合、あなたの部屋の散らかり具合に会議の参加者の気が散るかもしれません。さらには、「部屋の散らかっていることに配慮できない人は、仕事の細かいところも配慮ができない可能性がある」といった捉え方をされて、クライアントからの信頼が揺らぐことさえあるかもしれません。
急に決まった会議で部屋を片づける時間がない時には、バーチャル背景を使用できる「Snap Camera」を活用するのがおすすめです。
Snap Cameraの使い方は以下でご確認ください。
【図解】Google Meetで背景変更するならSnap Cameraがおすすめ！設定手順も解説
オンライン会議のマナー5選
オンライン会議に初めて参加するときに、気を付けるべきマナーは以下の5つです。
- 静かな環境でオンライン会議に参加する
- 電波環境の整った場所から参加する
- 開始10分前に入室する
- 会議資料に目を通しておく
- シュミレーションしておくとより良い
オンライン会議に参加するときには、上記の5つのポイントを意識してみてください。
静かな環境でオンライン会議に参加する
オンライン会議は、静かな環境から参加するのがマナー。周りの音が気になる環境でオンライン会議に参加すると、会議の妨げになりかねません。
参加者の意見が聞こえなかったり発言するときに周りの音が入ったりするなど、周りに迷惑がかかってしまいます。
そのため周りの音が気にならない静かな環境で、オンライン会議に参加するようにしましょう。
電波環境の整った場所から参加する
オンライン会議に参加するときには、電波環境の整っている場所から参加するのがおすすめ。
電波環境が悪いとオンライン会議が途切れてたり止まったりする可能性があるので、会議の内容が抜けてしまう可能性があります。
そのため電波環境のいい場所でオンライン会議に参加しましょう。
開始10分前に入室する
オフラインの会議と同じように、開始10分前にはオンライン会議に入室しましょう。
社会人は時間に余裕を持って行動することが求められるので、時間にゆとりも持って行動したいところ。
オンライン会議でもオフラインと同じように、時間に余裕をもって行動しましょう。
会議資料に目を通しておく
会議資料をもらっている場合、オンライン会議の前に会議資料に目を通しておくといいでしょう。事前に会議内容を把握しておくことで、スムーズに議論に移れるようになるからです。
事前に会議資料に目を通しておくと、会議内容の疑問点や自分の意見などをハッキリさせてから、会議に参加できます。自分の意見を持って会議に参加できるので、発言を求められたときに堂々と意見を述べられるようになるでしょう。
シュミレーションしておくとより良い
会議資料に目を通して、マイクとカメラの設定を終えたら、会議の流れをシュミレーションしておくとよりいいでしょう。会議の流れをシュミレーションすることで、疑問点や質問しておきたいところなどを確認できます。
「ここで議論が行われそうだ」
「この部分は、個人的に〇〇のように感じている」
など、会議の流れの把握や内容の整理などを行えるでしょう。会議のシュミレーションをしておくと会議に入りやすいので、事前にシュミレーションしておくのがおすすめです。
まとめ｜余裕をもってオンライン会議に参加しよう
この記事では、オンライン会議に参加するときの事前準備とオンライン会議のマナーについて解説しました。
オンライン会議でも、基本的なことはオフラインと変わりません。社会人としてマナーをもって、会議に参加したいところです。
ほかにもトップゲートでは、テレワークやG Suiteに関する情報を発信しています。日々の業務に役立つ内容の記事をアップしているので、ぜひご覧ください。
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