G Suiteの活用事例3社｜導入の経緯や目的・効果などのリアルな声
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ビジネスをサポートする Google Cloud ソリューションを学ぶイベント「Google Cloud Day: Digital」の内容をまとめています。
この記事では、以下のイベント内容を記載しています。
- G Suite 活用事例セッション 1
- G Suite 活用事例セッション 2
ビジネス向けのツールG Suiteを利用された企業3社様の声をまとめています。導入の経緯や実際の利用例なども載せていますので、今後の利用を検討されている企業様は、ぜひ参考ください。
目次
1．G Suiteの活用事例｜YKK AP株式会社様
G Suiteの導入経緯
G Suiteの導入の背景には、以下の課題解決を挙げられています。
| 課題 | 具体例 |
|---|---|
| 運用コストの削減 | ・現行ツールの保守切れ ・サーバーの運用などのリソース削減 ・複数のサーバーを1社に統一 ・セキュリティ対策 |
| クラウド化 | ・「クラウドファースト」を基本方針にしたことによる導入の検討 ・バージョンアップ作業からの開放 ・スマホなどの社外の端末にも自由に対応したアプリの導入 |
| 働き方改革 | ・テレワークや在宅勤務への対応 ・共同編集などの効率の高い働き方を期待 |
導入を検討された当初、ソリューションの選定を行うために各サービスの比較を行ったそうですが、あまり効果が無い事に気づいたそうです。
その理由は、あらゆるソリューションは基本的な要件（例えば、機能面・セキュリティ面など）が発達しているために、ある程度のニーズを満たしていおり、比較が難しいと判断したためです。
G Suiteの決定打は「コンセプト」にあった
G Suiteの機能は、クライアントに依存しないWebベース。インストールやバージョンアップなどの手間を最小限に抑えることが可能です。
G Suiteのトライアルを実施したことにより、共同編集やモバイル編集の期待値が大きかったことも話されています。実際の利用によりメリットを実感し、導入に至ります。
G Suite導入時の検討ポイント
G Suiteを導入するにあたり、ユーザー視点とIT視点の2つの視点から検討されたことをお話されています。ここでは、導入後に得られた変化も併せてまとめています。
ユーザー視点による検討のポイント
| ユーザー視点 | 導入後の変化 |
|---|---|
| ノートPCやスマートデバイスを同時展開し、様々なデバイスで利用を可能に | 個人のPCで仕事ができるようになり、働き方が変化する |
| 総務や人事を巻き込み、規則・従業員マインドを改革する | テレワークのやり方を明確にし、必要性や利用目的を明確に社員と共有できた |
ITの視点による検討のポイント
| IT視点 | 導入後の変化 |
|---|---|
| G Suiteの導入によりコスト削減が見込めることを、利用者のニーズに沿って訴求する | 一人ひとりの理解度を高めることができた |
| 新機能の追加やUI、バージョンアップなどに伴う通知管理者を設ける | 情報共有がスムーズに行われた |
導入後の評価について
導入後の評価のまとめは、以下の通りです。
- 運用コストが削減できた
- サーバーやバージョンアップ作業の手間を省けるようになった
- 社外利用時にVPNの負担を低減
- 海外でも国内と同じくらいのレスポンスで使える
- マルチデバイス化もスムーズ
- 複数名で同時編集できるため仕事を効率的に行える
- 一人ひとりがカレンダーを公開することより、会議調整がスムーズにできる
- Cloud Search を使えば、1度の検索で過去のカレンダー・メール・ファイルなどの利用履歴を一括で検索してくれるので、非常に便利
- ただし、端末自体のセキュリティ対策は今まで通り引き続き必要
コロナウイルス対策において、G Suiteはどうだったか？
コロナウイルス対策におけるサービス利用の評価は、以下の通りです。
- 緊急対応プロセスを構築する際に役立った
- スプレッドシートの利用で、出社状況や体調不良者などの管理が対応可能となった
- Google Meetの利用により、社外に対して会社から会議の場を提供できるため、社内外のコミュニケーションを円滑に行うことができた
- G Suiteに関するセキュリティ問題は、チェックしたところ1つも発生していなかった
G Suiteの具体的な活用事例3つ
①モバイルデバイスの導入
営業の方や施工の管理等のフィールド業務に、モバイルデバイスを導入。従来なら手持ち資料やデジカメで撮影した情報を、一旦帰社に持ち帰り、業務を対応していたそうです。
そこで、タブレット端末とG Suiteを導入したことで、全て現場で対応できるようになったため、帰社をする手間が省け、効率が大きく改善されています。
②Googleサイトによる情報共有
サイトの構造が複雑であれば、利用者が情報を検索するのは困難。そこでGoogleサイトを利用すれば、構造化を意識する必要が無いために、様々な人がアクセスしやすく、利便性が高いです。
コロナウイルス対策などの最新情報も効率よく共有することができています。
③Googleフォームによる調査・申請
Googleフォームを利用して、各種申し込みや社内管理業務を簡易化。
回答必須項目なども設定できるので、知りたい情報を収集することにも役立っています。また、リアルタイムでデータを確認できるメリットもあります。
２．G Suite 活用事例｜日本商工会議所様
全国510の会議所で、G Suiteを利用されています。導入の目的は、会員サービスの充実や支援力の強化（支援ネットワークの形成）、業務スピードの向上などです。
課題は、どうすれば新しいツールを使ってもらえるか
初めてG Suiteを利用する方が多く、慣れるまでに時間がかかると懸念しておられました。そこで、より多くの方に利用してもらえるようにするため、以下の対策を行っています。
- 利用するアプリケーションの数を必要最低限にする
- 「難しくない」ということを、動画などのイメージで伝えていく
- 使い方を確認してもらうためにマニュアルを配布し、研究会を設ける
- アカウントを試験的に付与する
- オンラインセミナーを実施する
- 新技術に抵抗がある方には、「選択肢が増える」ということをメリットとして伝える、など
しかし、マニュアルの俳句やセミナーを開催しても、いざ使用してみると「ログインできない」「音が聞こえない」などの声も多かったそうです。
現場で実践してもらう難しさを感じ、現在は現場に足を運び、直接説明を行うやり方に変更されています。
G Suiteの活用事例
以下は、G Suiteの活用事例です。
- 200人以上の規模のオンライン会議を行う
- ライブストリーミングで生配信し、新型コロナウイルスなどの最新情報をネット上に公開
- オンライン経営相談窓口の設置
- オンラインでの職員の採用活動
- オンラインセミナーの開催
- オンラインフォームの活用
- Googleマップ機能の活用、など
新しい機能を導入したり、数多くの利用者に向けて導入のサポートを行うことは非常に困難です。そこでGoogleは、中小企業様向けの導入サポートを行っています。詳しくは、「Grow is Google」のサイトからご確認いただけます。
3．G Suiteの活用事例｜株式会社TBSテレビ様
G Suiteの導入目的
導入の目的は、以下を挙げられています。
- 働き方改革
- ペーパーレス
- 生産性の向上
- 情報共有
- シャドーIT
- グループ社員スタッフ一体化
具体的には、以下の問題解決を必要とされていました。
- USBメモリや外付けHDDの費用削減
- 映像ファイルの受け渡し作業の簡易化
- スムーズな作業を行うため、PC以外のデバイスの利用権限
G Suiteの導入で得られたメリット
Ｇ Suiteの導入で得られたメリットは、以下の通りです。
- シャドーITを送る頻度が減少
- USBメモリのコスト削減に繋がる
- スマホアプリで業務が可能に
- 30GBのような大きな映像ファイルでも、ドライブで受け渡しが可能に
- 会議ツール「Google Meet」の普及
- カレンダーを使った機材の確認や予約
- カレンダーで出社確認
- サイトでコロナ関連のお知らせや共有を行う
- フォームで定時報告、業務報告、微熱の有無などのアンケートが取れる上、スプレッドシートでデータ化することも可能に
数字で見る利用の変化
①シャドーITの利用回数が大幅に減少
2017年11月～2020年5月の間で、利用回数が-92％減少したと公表されています。G Suiteの導入により、大きな変化が見られたそうです。
②Google Meetの利用者数が大幅に増加
Google Meetの利用状況は、2019年12月⇒2020年5月で、ミーティングの数393倍、参加者の数123倍と大幅に増えています。マニュアルを作成し、初めて利用される方でも分かりやすい工夫や対策を行っておられます。
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