トップゲートがG Suiteをオススメする理由とは？社内の担当者にインタビューしてみた！
- G Suite機能
- GAS（Google Apps Script）
- Google Workspace
- 業務効率化
Googleが提供する企業向けツール「G Suite」をご存知でしょうか？
全世界で500万社以上の導入実績を誇り、業種・規模を問わずにさまざまな会社で利用されています。
G Suiteが多くの企業に選ばれているのには、もちろん理由があります。それでは、具体的にどのような点がオススメなのでしょうか。
今回は、我々トップゲート編集部が社内のG Suite担当者にインタビューを行いました！
Googleの専門会社ならではの視点から、「G Suiteがオススメな理由」を詳しくご紹介します。
目次
G Suiteとは何ですか？
G Suiteは、Googleが提供しているグループウェアです。以前は「Google Apps」という名前で親しまれていましたが、2016年9月に「G Suite」へ名称変更しました。
G Suiteにはメール、カレンダー、オンラインストレージなど、企業に必要な機能がすべて揃っています。また、組織の生産性を高めるための業務効率化ツールが内包されている点も、G Suiteの大きな特徴です。
G Suiteにはどのようなプランがありますか？
G Suiteには、大きく分けて3つのプランがあります。
以下、各プランごとの価格・機能を一覧表にしました。
| Basicプラン | Businessプラン | Enterpriseプラン | |
|---|---|---|---|
| 月額料金（1ユーザーあたり） | 680円 | 1,360円 | 3,000円 |
| Gmail | ○ | ○ | ○ |
| Googleカレンダー | ○ | ○ | ○ |
| Googleドキュメント | ○ | ○ | ○ |
| Googleスプレッドシート | ○ | ○ | ○ |
| Googleスライド | ○ | ○ | ○ |
| Googleフォーム | ○ | ○ | ○ |
| 保存容量（1ユーザーあたり） | 30GB | 無制限 | 無制限 |
| Google Meet（ビデオ会議）の最大参加人数 | 100名 | 150名 | 250名 |
| 共有ドライブ | × | ○ | ○ |
| Google Cloud Search（G Suite環境の包括検索） | × | ○ | ○ |
| Google Vault（データ保持・電子情報開示・監査） | × | ○ | ○ |
| Google Meet（ビデオ会議）の録画・保存 | × | × | ○ |
| Gmail・Googleドライブのデータ損失防止（DLP） | × | × | ○ |
| Gmailの電子署名・暗号化（S/MIME） | × | × | ○ |
| Gmailログの分析（BigQuery） | × | × | ○ |
| セキュリティキーの強制 | × | × | ○ |
| セキュリティセンターの提供 | × | × | ○ |
| 端末管理ルールの設定 | × | × | ○ |
※2020年7月現在の情報です。
※価格は税抜表記です。
※本表では、G Suite Essentialsは割愛しています。
※契約ライセンス数が5ID未満の場合、G Suite Business・Enterpriseの容量は「1TB/ユーザー」の制限が付きます。
表の通り、G Suiteの機能はプランごとに大きく異なります。そのため、自社にとって最適なプランを選択する必要があります。
G Suiteにはどのような機能がありますか？
G Suiteには多くの機能が搭載されていますが、その中から主要なものを抜粋してご紹介します。
Gmail
Googleが提供する電子メールサービスであり、検索精度の高さと検索スピードの速さが大きな特徴です。G Suiteでは、自社の独自ドメインをメールアドレスに利用することが可能です。
Googleドライブ
オンラインストレージとして、Office、画像、動画などのファイルをクラウド上に保存・管理できる機能です。
最安値プランのG Suite Basicでも、保存容量は30GBという大容量ストレージになっています。さらに、Business、Enterpriseといった上位プランであれば、容量無制限で利用することが可能です。
また、GoogleドライブにはOfficeファイルのようなデータ作成機能が備わっています。
これらも100%クラウドで提供されるため、複数人でファイルを同時編集することができます。
| Googleドライブ機能 | 対応するOfficeアプリ | 主な機能 |
|---|---|---|
| Googleドキュメント | Word | 文書作成 |
| Googleスプレッドシート | Excel | 表計算・リスト作成 |
| Googleスライド | Powerpoint | 資料作成 |
Googleカレンダー
Googleカレンダーは、スケジュール管理を行うためのカレンダー機能です。
自身の予定だけでなく、組織内でスケジュールを相互共有することで、スムーズな予定調整が可能になります。
Google Meet
Google Meetは、大人数が同時に参加できるビデオ会議の機能です。
G Suiteを利用していない社外の相手でも参加することができ、投影者の画面を共有することも可能です。そのため、場所・相手を選ばずに効率よく会議を進めることができます。
Google Chat
Google Chatは、ビジネスシーンで活躍するチャットツールです。
テキストはもちろん、ファイルの送受信も可能なため、迅速かつ質の高いコミュニケーションを実現することができます。
Googleサイト
Googleサイトは、直感的に操作できるサイト作成ツールです。
難しい知識は必要なく、誰でも簡単に綺麗なサイトを作ることができます。
管理コンソール
管理コンソールは、組織内のG Suiteユーザーを管理するための機能です。
ユーザーごとの各種設定や機能制限なども、この管理コンソール上で行うことができます。
専門会社トップゲートがG Suiteをオススメする理由3選
高機能なグループウェアを低価格で利用することができる
G Suiteは元々、Googleの社員が自社の業務効率化を図るために社内利用していたツールです。
Googleの優秀なエンジニアたちが試行錯誤して作ったテクノロジーをそのまま使うことができます。
また、G SuiteはYouTube、Google Mapなどの数億人規模のユーザーを持つサービスと同じインフラになっています。このように高機能かつ高品質なサービスを「月額680円〜」という低価格で使うことができる点は、大きなメリットです。
業務効率化ツールがパッケージで提供されている
G Suiteは機能の単品売りではなく、オールインワンで必要なサービスがすべて揃っています。
例えば、ビデオ会議サービスを導入しようとした場合、それだけでも月数百円はかかりますよね？
加えて、チャットツールとストレージと・・・と追加で導入すれば、あっという間にコストが跳ね上がります。しかし、G Suiteはすべての機能が一つのパッケージで提供されているため、コストメリットがとても大きいです。
また、すべての機能が同一プラットフォームで提供されていることで、機能間の連携もスムーズです。カレンダーを更新するとGmailで自動通知が届く、など、手間なくさまざまな機能を横断的に利用できます。
そのため、組織全体の業務効率化を図ることができる、という目線でも大きなメリットを持っています。
GASを利用することでカスタマイズ運用ができる
GASは「Google Apps Script」と呼ばれる、Googleが提供するプログラミング言語です。
このGASを利用すれば、各企業に合わせたカスタマイズ運用を実現することができます。
例えばトップゲートでは、外部システムからのデータ取得とスプレッドシートへの転記をGASで自動化しています。このようにGASをうまく活用することで、自社に合ったカスタマイズを行い、運用を効率化することができます。
GASの構築には難しい知識は必要ないため、手間なく運用できる点も大きなメリットです。
G Suiteはどのような会社にオススメですか？
結論、G Suiteはすべての会社にオススメなサービスです！
ただ、これは納得できる答えではないと思いますので、企業規模ごとに2パターンに分けてご説明します。
大企業の場合
セキュリティを高めたい、という会社にはG Suiteがオススメです。
例えば、YouTubeやGoogle Mapがハッキングされた、という話は聞いたことがないですよね？
G Suiteもインフラは同じであり、同等のセキュリティ体制で運用されている安全なサービスだということです。
また、G Suite Business以上のプランであれば、Google Vaultという監査機能が搭載されています。このVaultを利用することで、有事が起きたときの監査対策やログ取得による企業ガバナンスなどを実現することができます。
別の観点では、扱うデータ量が多い会社にもG Suiteがオススメです。情報技術の発展により、企業が保有するデータ量は加速度的に増加しています。
G Suite Business以上のプランであれば、保存容量は無制限のため、追加コストが発生しません。つまり、G Suiteのライセンス料金のみ、という形で固定費化できるため、コスト管理がしやすいというメリットがあります。
中小企業の場合
コストを抑えつつ、組織の業務効率化を図りたいと考えているすべての会社にオススメします。
各サービスを個別に導入すると費用がかさみますが、G Suiteならオールインワンのパッケージです。月々のライセンス料金の中に、メール、ストレージ、カレンダー、業務効率化ツールなど、必要な機能がすべて含まれています。
トップゲートが導入しているツールは、G Suite、営業ツール、勤怠ツール、会計ソフトの4つだけです。
以前は勤怠・会計の領域においても、G Suiteのスプレッドシート機能を使って情報を管理していました。
このように、すべての業務をG Suiteのみで完結でき、かつ、月々680円〜という低価格で利用できる点は、中小企業にとって大きなメリットです。
導入時のポイントはありますか？
グループウェア導入時は「いかにユーザーへ浸透させるか」という目線が重要になります。
利用規模が100名以上になると、導入したツールをユーザーが使えない、という点がボトルネックになるためです。
その意味では、G Suiteはユーザーに対して活用促進しやすいサービスです。なぜなら、ユーザーが無料Gmailなどを使っているケースが多く、プライベートの感覚でビジネスでも利用できるからです。
また、Googleサービスの利用経験がなかったとしても、直感的に操作できる優しいインターフェイスがG Suiteの特徴です。
このように導入後を見据えて考えてみると、G Suiteは管理者・ユーザーの両者にとって、メリットの大きいサービスだと言えます。
まとめ
いかがだったでしょうか。専門会社が語る「G Suiteがオススメな理由」をご理解いただけましたでしょうか。
G Suiteは、機能・セキュリティ・価格など、あらゆる面において、導入メリットの大きいサービスです。また、業務効率化に役立つツールを多数搭載しており、あなたの組織の生産性向上にも大きく貢献します。
本記事を参考に、ぜひ前向きに検討してみてはいかがでしょうか？
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