Googleの新サービスG Suite Essentialsとは？機能やできることから価格まで徹底解説！

Googleは2020年4月29日（アメリカ現地時間）に「G Suite」の新プラン「G Suite Essentials」を発表しました。これまでは、Basic、Business、Enterpriseの3プランがメインでしたが、このEssentialsリリースによって、企業の選択肢が一つ増えることになります。

Essentialsは従来のプランとは異なり、ドメイン登録をせずに利用することができます。使い方次第では、企業の生産性を飛躍的に向上させる利便性の高いサービスです。それでは、具体的にどのような機能を持ち、どんなことができるのでしょうか？

本記事では、「G Suite Essentials」の基本的な説明から、機能詳細や実際の活用シーンまで、詳しく解説します。自社の生産性を高めたい、とお考えであれば、ぜひ本記事の内容を参考に「G Suite Essentials」を検討してみてください。

Google Workspace の詳細については、以下の記事が参考になります。
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G Suite Essentialsとは？

G Suite Essentialsは、従来のG Suite機能から、Googleドライブ・Google Meet・Googleサイトなど、一部の機能のみを使えるように切り出したサービスです。G Suiteの新プランであることは間違いないのですが、その性質はこれまでのものとは全く異なります。

従来のG Suiteは、いわゆる「企業向けグループウェア」です。Googleカレンダーや独自ドメインで、会社内の情報共有・コミュニケーションを円滑に行い、組織全体の業務効率・生産性を高めるためのサービスでした。

対して、今回のG Suite Essentialsは「チームにおける作業効率化ツール」という表現が正しいでしょう。メール機能を持っていないため、独自ドメインの登録が不要という点も大きな特徴です。

それでは、G Suite Essentialsは、具体的にどのような機能を備えているのでしょうか？

以下で詳しく説明していきます。

G Suite Essentialsが提供する機能

Googleドライブ

Officeファイル、画像、動画などをクラウド上にアップロード・保存できる、オンラインストレージの機能です。格納されたファイルには、自動的にリンクが付与されます。誰かにファイルを送るときは、そのファイルに共有権限を付与し、リンクを送付するだけで完結するため、外部への共有も手間なく行うことができます。

保存容量は「G Suite Essentials」で「100GB/ユーザー」、「G Suite Enterprise Essentials」で「1TB/ユーザー」となります。この2つのエディションの違いは、後ほど詳しくご説明します。

Google Meet

Google Meetはビデオ会議の機能です。最大参加人数は「G Suite Essentials」で150名、「G Suite Enterprise Essentials」で250名となります。

Googleドキュメント

Googleが提供する文書作成ツールです。Microsoft365の「Word」と高い互換性があり、ビジネス文書を作成する際に重宝します。本サービスはオンラインで完結するため、複数人がドキュメントへアクセスし、リアルタイムに同時編集することが可能です。

Googleスプレッドシート

Googleが提供する表計算ツールです。Microsoft365の「Excel」と高い互換性があります。本サービスもドキュメントと同様、複数人での同時編集が可能です。また、Google Apps Scriptというプログラミング言語を採用しており、Excelのマクロのように複雑な作業を自動化することができます。

Googleスライド

Googleが提供するプレゼンテーション資料作成ツールです。本機能も複数人での同時編集が可能であり、Powerpointと同じようにアニメーションを追加することもできます。また、デフォルトでテンプレートも用意されているため、資料のビジュアルにこだわりたい場合も便利に使えます。

Googleフォーム

簡単にアンケートフォームを作成できる機能です。テキスト、チェックボックス、ラジオボタンなど、多くの設問形式が用意されており、誰でも直感的にアンケートを作ることができます。回答はスプレッドシートに自動反映されるため、結果の集計もリアルタイムに手間なく行うことができます。

Googleサイト

Googleサイトは、直感的に操作できるサイト作成ツールです。難しい知識は必要なく、誰でも簡単に綺麗なサイトを作ることができます。テーマやレイアウトも標準テンプレートが用意されているので、初心者でも安心です。

G Suite Essentialsの2つのエディション

G Suite Essentialsは、２つのエディションに分類されます。

• G Suite Essentials
• G Suite Enterprise Essentials

G Suite Essentialsのエディションごとの価格と機能紹介

G Suite Enterprise Essentialsの方が、より高度な機能を搭載しています。具体的な差分は以下の通りです。

※1 ファイル内の機密コンテンツをスキャンし、組織外ユーザーへ漏洩しないようにする機能。
※2 ドライブファイルの保持、検索、書き出しを行う機能。アーカイブ、電子情報開示、コンプライアンスに対応。
※3 ドメインに影響を与えるセキュリティ問題を可視化、管理できる機能。

G Suite Essentialsでできること

Googleドライブでファイルを保管・管理する

Googleドライブ上で資料を保管・共有することができます。オンライン上にファイルを保存することで、以下のようなメリットが得られます。

• Windows PC、Mac、iPhone、Androidスマホなど、様々な端末でアクセスできる
• インターネット環境があれば、場所を問わずにどこからでもアクセスできる
• アップロードしたファイルは、かんたんに外部共有やダウンロードができる
• セキュリティが強固なサーバーで、大切なファイルを保管できる

相手へのファイル共有もリンクを送付するだけで、手間なく簡単にできる点もメリットです。

Google Meetでビデオ会議をする

Google Meetを使えば、社内外問わずに大人数でのビデオ会議を行うことが可能です。自分の参加端末の画面を参加者に共有することもできるため、円滑に会議を進めることができます。Meetで発行されたURLを送れば、相手がG Suiteを使っていなくても会議に参加できる点も大きなメリットです。最大参加人数は150名〜となっているため、社内利用はもちろん、社外向けのウェビナー基盤としても有効に使うことができます。

Googleドキュメントで議事録を複数人で作成する

Googleドキュメントなら、複数人が同じファイルにアクセスして、同時にリアルタイム編集ができるため、議事録の作成に効果を発揮します。また、ドキュメント内にコメントを残すことも可能なため、マネージャーが内容をチェックして修正点を明記する、というような使い方もできます。

Googleスプレッドシートで効率的に情報を集約する

Googleスプレッドシートは、同じ形式のファイルを一元的に情報集約したい場合に有効です。例えば、本部社員が店舗ごとの売上表をまとめるシーンを考えてみましょう。

Excel運用の場合、各店舗の担当者が本部社員に個別に売上表を送り、本部社員が店舗ごとのファイルをすべて開き、まとめるという作業が発生します。一方、スプレッドシートであれば、入力用のフォーマットを一つ用意し、各店舗の担当者に展開すればOKです。あとは、各担当者がフォーマットに自店舗の売上を入力し、全員が完了すれば、全店舗の売上表が完成します。

Googleスライドで資料作成の時間を短縮する

Googleスライドを使えば、チームで効率的に資料を作成することができます。

Powerpointの場合は、各自が作成するパートを決めてから、メールでファイルを受け渡し、最終的に結合して完成となります。しかし、この運用はチームの人数が増えれば増えるほど、マージする作業が手間ですし、ファイルのバージョン管理も煩雑になります。Googleスライドなら、アクセスするファイルは一つなので、各自が自分の担当パートを作成すれば、それが最終的な完成資料となります。

Googleフォームで簡単にアンケートを作成する

Googleフォームを使えば、誰でも簡単にわかりやすいアンケートフォームを作ることができます。純粋なアンケートとしての用途はもちろん、セミナーの申込フォームやアイデア募集といった、様々なシーンで効果を発揮します。回答結果はスプレッドシートに自動反映される仕組みになっているため、集計の手間も省けますし、権限設定で閲覧者を限定することも可能です。

Googleサイトで社内ポータルを構築する

Googleサイトを使えば、誰でも簡単に綺麗なサイトを作ることができます。画像やロゴを挿入したり、ページの階層分けも容易にカスタマイズできるため、組織単位でのポータルサイト作成にも適した機能です。また、サイトの閲覧権限を設定できるため、共有範囲を限定したい場合は、関係者以外は見れないようにすることも可能です。

強固なセキュリティ体制を実現できる

G Suite Essentialsは、従来のG Suiteと同じように、99.9%の稼働率保証と米国の高度セキュリティ情報監査認定規格を取得しています。そのため、堅牢なセキュリティ環境を維持しながら、チームで共同作業を行うことができます。G Suite Enterprise Essentialsであれば、さらにDLP、Vault、セキュリティセンターといった機能も付加されるため、この上なく安全な環境で、チームコラボレーションを実現することが可能です。

【お得情報】2020年9月30日までG Suite Essentials を無料で利用可能！

なんと、2020年9月30日までG Suite Essentials を無料で提供するとGoogleは発表しました。

この目的は、利用者がツールに慣れることができるようにといった背景がありそうです。無料期間を提供するGoolgeのサービスに対する自信も感じ取れます。

G Suite Essentialsへの登録方法

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まとめ

いかがだったでしょうか。G Suite Essentialsの機能と活用シーンをご理解いただけましたでしょうか。

G Suite Essentialsは、グループウェアとして機能する従来型のG Suiteとは異なり、チームにおける生産性を向上させるための「作業効率化ツール」です。ビデオ会議、オンラインストレージ、ファイル同時編集など、便利な機能を多数備えており、あなたの会社のビジネスを加速します。さらに、Google独自の強固なセキュリティにより、大切な情報資産を確実に守ってくれます。

実はいまなら、G Suite Essentialsを気軽にお試しできるチャンスです。2020年9月30日まで、全機能を無償で利用することができます。組織の生産性を上げたい、とお考えであれば、この機会にG Suite Essentialsを実際に使ってみて、今後の選択肢に加えてみてはいかがでしょうか。

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