働き方改革やテレワークで導入したいオススメなツールやシステムを10個を費用まで徹底解説！

働き手の減少や少子高齢化などが原因で、働き方の変化や生産性の減少などさまざまな課題に直面している企業も少なくありません。また働き方改革を推進するためにテレワークの導入を考えていても、どのようなツールやシステムを導入していいかわからないといった企業も多く存在しています。

そこでこの記事では、働き方改革やテレワークを推進するためにおすすめのツールやシステムをご紹介します。ツールやシステムを導入することと、業務を効率化できるので経費の削減など支出をスリムにすることも可能です。

ぜひとも、最後までご覧いただき目的と用途にあったツールやシステムの導入の検討をしてみてください。

働き方改革とは

働き方改革とは「1億総活躍社会」を実現するために、誰もが活躍できるような社会を作り上げるための取り組みです。50年後も人口1億人を確保するために、働き方の改革を政府が主導となって行っています。

働き方改革やテレワークの推進にITツールが必要

働き方改革を進めるためには、業務の効率化や現在働いていない人達の労働力を活用することが大切なポイントです。そのためにITツールを活用して、これらの課題克服を目指す必要があります。

業務の効率化を図るため

ITツールを使用して、業務の効率化を図ることも働き方改革を行う上で重要なポイントです。ITツールを導入して作業効率をアップすれば、労働時間を短縮しワークライフバランスの向上を見込めます。労働時間を短縮すれば、結果的に社員の健康を守ることに繋がります。

また社員を長時間働かせることは、企業の罰則に繋がるリスクもあります。これまでは長時間の労働をさせても企業に罰則はありませんでしたが、違反企業が多かったこともあり罰則が追加されました。そのため、今までやってきた業務を短時間で終わられるためにも、業務の効率化を推進することは重要な要素になっています。

人手不足と生産性の低下を克服するため

人手不足や生産性の低下という問題を抱えている企業が多いため、生産性を向上することが大切です。生産性を向上するためには、ツールを使用して業務の効率化を図る、仕事の量を減らす、人が少なくても仕事がまわる仕組みを作るなどの対策を行う必要があります。

人手不足を解消するためには、働き手にとって不利なルールの解消や従業員満足度をあげるための取り組みが必要です。積極的に仕事に取り組んでもらえるような環境を作り、柔軟な働き方に対応できるようにITツールを活用したいところです。

テレワークを実現するためにおすすめなツールとシステム

テレワークの実現を果たすために、おすすめしたいITツールやシステムを紹介していきます。以下のツールを取り入れることで、時間や場所の制約を取り払い、労働生産性を高められます。

1.グループウェア
2.Web会議システム
3.ビジネスチャット
4.オンラインストレージ
5.バーチャルオフィス
6.勤怠管理システム

に分類をしてそれぞれ詳しく解説していきます！

テレワークで導入したいシステム1.グループウェアツール

グループウェアは、幅広い業務をカバーしてくれるツールです。

• メール送受信
• 掲示板
• スケジュール管理
• タスク管理

などの機能が備わっているので、仕事をスムーズに行う手助けをしてくれます。以下で、おすすめのサービスを3つご紹介していきます。

G Suite

G SuiteはGoogleが提供しているグループウェアです。GmailやGoogle Chatなどを利用して同僚や上司と連絡を取り合ったり、スライドでプレゼンテーションの資料を作成したり、クラウドで業務を進めるためのツールが揃っています。

テレワークを進めるうえで業務に役立つツールがそろっているので、G Suiteを導入すると業務の効率化を進めることができます。

サイボウズ Office

国内グループウェアにおいて12年シェアNO.1を誇っているサイボウズ Office。多くの中小企業から愛されているグループウェアです。サイボウズOfficeでは「誰でもかんたんに使える」にこだわってツールを開発しています。

サイボウズOfficeのトップ画面は、業務に必要な情報を1画面で把握できる見やすい作りになっています。その日のスケジュールや業務連絡をまとめて確認できるので、スムーズに業務に取りかかれます。

また個人やチームの予定を管理できるグループスケジューラー、売上や社内行事に関する報告を行える掲示板機能など、業務に欠かせないツールが揃っているグループウェアです。

【クラウド版】

【パッケージ版｜スタンダードコース】

Microsoft 365

Microsoftが提供しているMicrosoft 365は、ExcelやWord、PowerPointやOutlookなどのツールを利用できるグループウェアです。ビジネスで利用する場面の多いOfficeのツールを定額で利用できるので、Office製品を愛用している方などにおすすめです。

Microsoft 365は利用すれば、Microsoft Teamsを活用したオンライン会議も行えます。テレワークの導入によるコミュニケーション不足の解消にも役立てることができます。

テレワークで導入したいシステム2.Web会議ツール

Web会議システムを導入すれば場所に関係なく会議を行えます。決断のスピードが早くなり出張に伴う移動費や宿泊代の経費を削減できます。

以下で、おすすめのサービスを3つご紹介していきます。

V-CUBEミーティング

V-CUBEミーティングは、50人同時にWeb会議を行えるツール。高品質な映像と音声でスムーズなWeb会議を実現します。国際オンライン会議でも途切れない通信の安定感は、テレワークでおおいに活躍してくれるでしょう。

招待メールをクリックするだけで会議に参加できる、手軽さも魅力的のひとつです。手軽にWeb会議を行えるので、移動費や宿泊代などのコスト削減、迅速な意思決定などコミュニケーションの活性化などを図ってくれます。

Zoom

Zoomは操作性の簡易性や接続の安定感が充実している、Web会議におすすめのツールです。招待メールをクリックするだけでオンライン会議を行える、スマホで外出先での利用などのWeb会議を簡単に行えます。

「散らかった部屋を見せなくない」、「会議のたびに部屋を片づけたくない」と考えている方は、バーチャル背景を設定して実際の部屋を隠しながら会議を行えます。

Google Meet(旧ハングアウトMeet)

Google Meet(旧ハングアウトMeet)はオンライン会議で利用できる、G Suiteで提供されているサービスに含まれる一つ。Googleによる高度なセキュリティ、パソコンやスマホから参加できる手軽さなどがあります。最大で100人以上の蔵時接続が可能なので、Web会議の幅も広げることができます。

本来Google Meet(旧ハングアウトMeet)は月額料金が発生しますが、2020年9月30日までGoogleアカウントを持っているすべての方に無料でGoogle Meet(旧ハングアウトMeet)を開放しています。この機会にGoogleのサービスを利用してみてください。

テレワークで導入したいシステム3.ビジネスチャットツール

テレワークで円滑に業務を進めるなら、コミュニケーションをしっかりとることが大切です。ビジネスチャットを導入すると手軽にコミュニケーションをとれるので、テレワークの導入の際におすすめです。

以下で、サービスを2つご紹介していきます。

Chatwork

Chatworkを使えば、個人やプロジェクトごとにチャットグループを作成できるので、業務に合わせた利用ができます。個人同士のチャットのやり取りも可能なので、コミュニケーションを交わして親交を深められます。

仕事を管理するためのタスク管理、書類を送付するファイル共有など、ビジネスシーンで利用できるツールがたくさんあるのも特徴的。音声やビデオ通話も可能なので、オンライン会議で使用することもできます。

Slack

Slackも、チャット形式で会話ができるビジネスチャットです。複数のチャンネルを作成できるので、情報ごとにわけたチャットができます。情報をカテゴリ別に分けられるので、情報が混ざらずスムーズに業務に取りかかれます。

また全員がチャット内容を把握できるので、常に現状を把握して業務に取り掛かれます。個別に連絡する手間も省けるので、報告や相談などに時間を奪われることも減るでしょう。そのほかにもビデオや音声通話、書類などを共有できるファイル共有などテレワークに欠かせない機能が揃っています。

テレワークで導入したいシステム4.オンラインストレージツール

クラウドにデータを保管できるオンラインストレージがあれば、必要なときにデータにアクセスできます。無料と有料のツールがありますが、容量やセキュリティーに違いがでるので、基本的に有料のツールがおすすめ。

以下で、サービスを3つご紹介していきます。

Dropbox

オンラインにデータを保存できるDropboxを利用すると、ファイルを1か所にまとめられます。データを1ヶ所にまとめることで、ファイルを探す時間を短縮できるので、スムーズに業務に取り掛かれるでしょう。

クラウドにデータが保存されているので、パソコンが壊れてもデータを紛失する心配がありません。

【チーム向け】

Google Drive

Google Driveは強固なセキュリティーを確保しているので、安心して利用できるオンラインストレージです。顧客情報や重要なデータなどの情報を保管するなら、Google Driveに保管するのがおすすめ。

またパソコンだけではなくスマホからのアクセスも可能なので、必要なファイルに簡単にアクセスできます。気軽に情報にアクセスできるので、情報を確認したいときに

また、無料版でも15GBまで利用が可能です。Googleドキュメントを保存しても、容量に含まれないのも嬉しいポイント。こちらもG Suiteで提供されているサービスに含まれる一つです。

Microsoft OneDrive

Microsoft製品との相性がいいMicrosoft OneDriveも、おすすめできるオンラインストレージです。シンプルで使いやすい操作画面なので、操作ストレスが少ないでしょう。

専用のアプリを利用すれば、さまざまデバイスからアクセスできます。5GBまで無料で利用可能なので、気になる方はお試しください。

テレワークで導入したいシステム5.バーチャルオフィス

インターネットに作られている仮想的なオフィスがバーチャルオフィスです。在宅勤務している同僚の状況を確認できるので、実際のオフィスで働いているような臨場感を味わえます。

以下で、おすすめサービスを2つご紹介します。

Sococo

オフィスで仕事しているような雰囲気を味わえる、仮想空間を提供しているのがSococoです。同じ場所にいなくても、仮想空間を通して映像や声などでコミュニケーションをとれます。

このようなバーチャルオフィスのメリットは、実際のオフィスでないため賃貸料や交通費などの費用を削減できること。育児や介護などが理由で通勤できない方でも仕事を行えるので、人材を確保するという点でもメリットのあるシステムです。

Remotty

Remottyも仮想のオフィスで、みんなと一緒に仕事を行えるツールです。オフィスと同じように挨拶や雑談などのコミュニケーションをとれるので、チームに一体感が生まれる利点があります。

Remottyでは、パソコンのカメラを利用して自動撮影された写真が共有されます。今の状況を写真を通して把握できるので、相手の状況を写真を通して把握できます。テレワークを導入してもオフィスで働いている感覚で業務に携われるので、従来よりも効率的だけどコミュニケーションを取りやすい環境を作れる特徴があります。

＊価格は問合せの必要あり。

テレワークで導入したいシステム6.勤怠管理システム

出勤や退勤などの記録を残してくれる勤怠管理システム。シフトの管理や各種手続きなどの、さまざまな機能がついています。社員の労働時間を把握できるので、無駄な残業などの管理を行えます。

以下で、おすすめサービス2つをご紹介します。

MITERAS 仕事可視化

申告された時間とパソコンを利用している時間を比較して、労働時間と実際の勤務時間に違う点がないか確認するのがMITERAS 仕事可視化です。隠れサービス残業、休日出勤などを発見することで、作業の実態を把握できます。

F-Chair

ボタンをクリックするだけで、着席と退席を記録できるのがF-Chairです。ほかにも作業画面の自動撮影、作業時間の集計などの勤怠管理に関するさまざまことを行えます。

在籍確認機能や残業時間をタイムキーパー上で強調して表示する機能など、離れた場所にいても作業状況を確認できる機能がついているので、働き方改革を進めるうえでおすすめなツールです。

G Suiteを導入すると、ツールをまとまめられる

ここまで紹介したツールは、働き方改革を推進するうえで業務効率化を図るための重要なツールです。しかしすべてを導入することは費用的にも管理コスト的にも得策ではありません。そのため、まとまった機能をもつツールを選ぶのが賢い選択と言えるでしょう。

ご紹介した中でもおすすめなのがG Suite。G Suiteを導入すればオンライン会議やチャット、オンラインストレージの活用などのさまざまな場面で活躍してくれます。

Googleアカウントを所持している方限定の話しですが、2020年9月30日までGoogle Meetを無料で利用できるのもおすすめなポイントです。この機会にGoogleのツールの快適さを実感してください。

働き方改革のおすすめなツールやシステムを取り入れよう　

この記事では、働き方改革を進めるうえでおすすめなツールやシステムを紹介しました。紹介したツールは大きくわけると、以下の6つです。

1.グループウェア
2.Web会議システム
3.ビジネスチャット
4.オンラインストレージ
5.バーチャルオフィス
6.勤怠管理システム

これらののツールやシステムを導入すると業務効率化を図れるので、働き方改革の推進を手助けしてくれます。とくにG Suiteを導入するのがおすすめなので、無料で試せるこの期間に登録してみてください。

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