テレワークで、 簡単に使えるおすすめファイル共有サービス4選
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テレワークはブロードバンド環境の発達に伴い、地域活性化のために総務省が提唱し、IT企業などが都心部から徐々に地方にリモートオフィスを構えたりすることによって、導入が進んできました。
昨今、震災時などで、出社できない時に在宅勤務などのリモートワークで企業の事業継続性に威力を発揮することが実証され、企業が自ら事業継続のために導入を加速し始めました。さらにご存じの通り、ここ数年の働き方改革の潮流の中で導入がより加速しているのが実態です。
テレワークで課題になるのはリモート業務を行う環境の整備ですが、モバイルパソコンの一人一台の配備などは進んできました。これに加えて社内の部門間での業務、チームでの作業の効率性や生産性を上げるためには、どのような連携サービスを利用するかが非常に重要です。
今回は連携サービスである、代表的な4つのファイル共有サービスをご紹介します。リモートワークで資料の共有する時にも、バックアップ用としてデータを保存するにも役立つサービスですので、是非最後までご覧ください。
目次
簡単に使用できるおすすめファイル共有サービス4選
インタネットが普及した現在では、様々なファイル共有サービスが存在します。その中で操作が簡単で、セキュリティ対策がしっかりとされているサービスを４つご紹介します。
１．BOX（BOX社）
２．Dropbox（Dropbox社）
３．One Drive（Microsoft社)
４．Google ドライブ(G Suite)(Google：アルファベット社)
以下では、それぞれの詳細について説明をします。
Box
| プラン | Starter | Business | Business Plus | Enterprise |
|---|---|---|---|---|
| 月額使用料金 | 550円/1ユーザー | 1,800円/1ユーザー | 3,000円/1ユーザー | 要お問合せ |
| ストレージ容量 | 100 GB | 上限なし | 上限なし | 上限なし |
| 単一ファイルのアップロード容量上限 | 2 GB | 5 GB | 5 GB | 15 GB |
| バージョン履歴 | 25 | 50 | 50 | 100 |
| 最大ユーザー数 | 10 | 上限なし | 上限なし | 上限なし |
Boxは世界95,000社で利用されているファイル共有とコラボレーションのためのクラウドサービスです。
最も大きな特徴はBusiness版以上ではストレージ容量が無制限というところです。コストをあまり気にせずに導入ができます。使い勝手もシンプルで今までメールで送っていた添付ファイルもBoxストレージに置き、リンクで共有・管理できます。これによりメール添付ファイルのサイズも気にしなくてよくなります。企業向けの機能が充実しており、セキュリティやワークフローなどを基本で装備しています。
Businessプランでは1ユーザ当たり月1,800円からの価格となっています。Business Plus、Enterpriseと企業の大きさによって選べるプランも充実しています。
年間払いをすることで5％の割引を受けることができます。
Dropbox
| プラン | Basic | Standard | Advanced | Enterprise |
|---|---|---|---|---|
| 月額使用料金 | 無料 | 1,250/1ユーザー | 2,000/1ユーザー | 要お問合せ |
| ストレージ容量 | 2 GB | 5 TB | チームの必要に応じて容量を追加 | 上限なし |
| ファイル復元可能期間 | 30日間 | 180日間 | 180日間 | 180日間 |
| ユーザー管理グループと企業管理グループ | ★☆☆☆☆ | ★★★☆☆ | ★★★★☆ | ★★★★★ |
| デバイスの承認 | × | × | ○ | ○ |
Dropboxは、Box同様の機能を持ち、世界中で多くの利用者がいる非常に人気のあるファイル共有サービスです。
企業向けから一般消費者向けまで対応しています。特徴は共同編集機能でコンテンツの共同編集が容易で、アカウントを持っていないユーザーにも共有可能です。また他の製品よりファイル転送は高速で、同期速度が速い優位性を持っています。
無料のストレージ（個人向けサービス）は2GBと少なめですが、ビジネス向けにはDropbox Businessが用意されています。1ユーザー当たりStandardで月1,500円、Advancedで月2,400円、Enterprise（別途）もあります。30日間の無料トライアルで、機能、性能などの確認ができます。
OneDrive
| プラン | OneDrive Basic 5 GB | OneDrive for Business (Plan 1) | OneDrive for Business (Plan 2) | Microsoft 365 Business Standard |
|---|---|---|---|---|
| 月額使用料金 | 無料 | 540円/1ユーザー | 1,090円/1ユーザー | 1,360円/1ユーザー |
| ストレージ容量 | 5 GB | 1 TB/1ユーザー | 無制限 | 1 TB/1ユーザー |
| セキュリティ〜ファイルの監査と報告〜 | ー | × | ○ | ○ |
| ファイル オンデマンド | ○ | ○ | ○ | ○ |
| ExcelをはじめととしたOffice製品のライセンス | × | × | × | ○ |
OneDriveはMicrosoftが提供するクラウドストレージであり、全世界で2億人以上の人が利用していると言われています。
最大の特長はいうまでもなく同じMicrosoft社のOffice365とのスムーズな連携です。他社のものであれば文字化けなどが起こる可能性も拭えませんが、OneDriveでは親和性があり大丈夫です。またユーザーインターフェースもWindowsの使用勝手そのままで、シンプルかつ直感的でドラッグアンドドロップでファイルのクラウドストレージへの移動などWindows操作そのもので違和感なく行えます。
無料サービス（個人向けサービス）は5GBですがビジネスユースとしてはfor Business(Plan1)月540円、for Business(Plan2)1,090円、Office365込みのMicrosoft365 Business Standardで月1,360円となります。
Google ドライブ（G Suite）
| プラン | Basic | Business | Enterprise |
|---|---|---|---|
| 月額使用料金 | 680円/1ユーザー | 1,360円/1ユーザー | 3,000円/1ユーザー |
| ストレージ容量 | 30 GB | 無制限 | 無制限 |
| 管理機能 | ★★★☆☆ | ★★★★☆ | ★★★★★ |
| セキュリティ | ★★★★★ | ★★★★★ | ★★★★★ |
| スプレッドシートをはじめととしたGoogle製品の利用ライセンス | ○ | ○ | ○ |
Google ドライブはGoogleが提供している主にファイル共有を行うクラウドストレージです。
最大の特長はGoogleの他のサービスとの連携がスムースなことです。有料版のG Suiteであればさらにビジネスユース向けの セキュリティ、共有権限設定、24時間365日のサポートや最大250名のオンライン会議機能などが追加されます。容量もGoogle ドライブ無料版は15GBですが、G Suiteは30GB～となり、ビジネスユースではG Suiteがぴったりと言えます。
※Businessプラン、Enterpriseプランは、5ユーザー未満の場合は、ユーザー1人あたり上限容量数は1TBです。
G Suite Basicで月680円、businessで月1,360円、Enterpriseで月3,000円となります。ミーティングツールなどコラボレーション機能も含めて使えるようになります。
各サービス特徴サマリ
4つのファイル共有サービスを説明してきましたが、基本的にシンプルな機能ではありますがそれぞれに特徴が出ています。
Box及びDropboxはファイル共有サービス基本機能の性能や使い勝手のよさに加え、共同編集などのコラボレーション機能を有しています。
OneDriveはWindowsOSやOffice365との親和性という非常に強い特徴を持っています。
Googleドライブは各種ビジネス向け機能があったり、共同編集や共有範囲の設定ができたり、Google関連サービスとの連携も高まり非常に使い易くなっています。
まとめ
昨今、働き方改革によるテレワーク導入が進んでいます。大企業では約7割、中小企業では約3割がテレワークを導入済みと言われています。特に今回の新型コロナウィルスの影響により、未導入の中小企業を中心に急速にテレワークの導入が進みそうです。導入していない企業の人材採用力にも影響が及そうですね。
また、新型コロナウィルスのパンデッミックが収束したあとには、働き方が変化すると言われています。NewNormalとも言われる、新しい働き方です。出社が基本でリモートでのテレワークが補完していた働き方が、逆になる可能性もあり、テレワークが主な働き方になる可能性も十分あります。またVRの活用など、さらに進んだバーチャルな働き方などが今後主流になってくることも想定されます。
いずれにしてもリモートでの業務には情報の共有の要であるファイル共有サービスは非常に重要であり、各製品の特長を踏まえ、用途に合わせたサービスを選択しましょう。
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