2022.05.03

今更聞けないGoogleスプレッドシートの6つ活用法！Excel（エクセル）でできない機能まで解説！

Googleが提供するアプリケーションの1つ「スプレッドシート」。

スプレッドシートは、マイクロソフト社が提供しているExcelと似た表計算ソフトですが、「Excelとの違いは？」「表計算の他に使える機能は？」「ビジネス向けの活用法はあるの？」と、スプレッドシートの使い方について気になる方も多いはず。

そこで今回は、Googleが提供するスプレッドシートの活用法について解説をします。

また、スプレッドシートの表計算ツール以外でビジネスに役立つ機能についても解説していますので、ぜひ参考にしてください。

Google スプレットシートとは？

スプレッドシートは、検索エンジン「Google」が提供する表計算ソフト。

機能性が優れているため、個人だけでなく法人にも人気のあるアプリケーションです。
Googleのアカウントを取得すれば、基本的に無償で使用することができます。

ただし、Googleが提供するビジネス向けのサービス「G Suite」なら、無料版よりも優れたビジネス向けの機能を利用することができます。
この記事の最後でもG Suiteの活用法について解説していますので、ぜひ参考にしてください。

スプレッドシートとExcelは、どちらも表計算ソフトとして利用されています。
関数を組み込む計算表や、図・表・グラフなどのチャート、文字列の操作などに、大きな違いは見られません。

では、スプレッドシートとExcelの違いはどこにあるのでしょうか。以下で確認していきましょう。

最大の違いは、Googleが提供するスプレッドシートはWEB上のアプリケーションなので、パソコンやスマホへのインストール作業を行う必要はありません。

ブラウザとインターネット環境が整っていれば、パソコンのみならず、スマホやタブレットからも閲覧や編集することができます。そのため、Googleアカウントを所有していれば、場所を問わずいつでもスプレッドシートを利用することができるのです。

Excelだと、PC版でサブスクリプションサービスを契約してアプリケーションをインストールしなければなりませんし、スマホやタブレットでもアプリのインストールをしなくてはいけません。

Google スプレッドシートとExcelの違いは計算式などの処理でもあります。スプレッドシートはサーバー側が処理するのに対して、エクセルはPC側で処理するのが特徴です。つまりエクセルは、インターネットに繋がっていなくても操作できるということです。

Google スプレッドシートで、データや数値の変更や追記を行うと共有しているユーザーにリアルタイムで反映されます。Excelの場合は、変更や追記を行ったファイルを都度共有しなくてはいけないので、この点は利便性にかけるかもしれません。

Google スプレッドシートでは、操作履歴も保存されます。そのため、保存をする操作を手動で行う必要はありません。

履歴を保存するのを忘れていたり、故障や停電で保存できない場合でも、スプレッドシートならデータが消えるリスクを最小限に抑えることができます。

違いや特徴ががわかったところで、スプレッドシートのおすすめ活用方法をご紹介します。

スプレッドシートの意外と知らない活用方法は、以下の通りです。

1．共有ユーザーと同時編集を行う
2．拡張機能「アドオン」を追加する
3．コメントを残す
4．過去のデータの復元をする
5．共有権限を設定する
6．別のシートからデータを参照できる

それぞれ詳しく紹介していきます。

Googleが提供するアプリケーションには個人向けの無料サービスの他、ビジネス向けの有償サービス「G Suite」があります。

G Suiteでは、無料版よりも豊富な機能やアプリケーションを利用できる上、セキュリティが強化されていますので、法人の方でも安心して使用できます。
もちろん、G Suiteが提供するアプリケーションの中には「スプレッドシート」が含まれています。

ここからは、G Suite機能におけるスプレッドシートと個人向けのスプレッドシートでできることの比較をしたいと思います。