Vertex AI が変える書類管理〜紙の束に隠れた情報を解き放て〜

 情報が紙の束となって机の上に山積みになっていませんか？デジタル変革の波が押し寄せる現代において、こうしたアナログな情報管理は大きな効率損失を意味しています。この記事では、 Google Cloud の Vertex AI を活用した書類管理をご紹介します。ぜひ最後までご覧ください。それでは、早速内容を見ていきましょう。

 Vertex AI とは何か？

 Vertex AI とは、人工知能（AI）を利用したアプリケーションを作るためのプラットフォームです。このプラットフォームでは、機械学習（ML）という技術を用いて、AIが学習するためのモデルを作成し、アプリケーションに組み込むことができます。具体的には、膨大なデータから学習し、自動で言葉を理解したり、予測を行ったりする大きな言語モデルをカスタマイズすることが可能です。 Vertex AI は、データの準備やモデルの訓練など、AIを活用するための様々な作業を一箇所で行えるようにし、チームが協力して作業できるように支援します。

書類に埋もれた情報の3つの課題

課題①: アナログ情報のデジタル化と共有の困難さ

多くの企業では、まだまだ紙ベースの書類が広く使われており、これらを効率的にデジタル化し、社内外で容易に共有することが困難です。この過程は時間がかかる上に、誤りが生じる可能性があり、情報共有のスピードと精度が要求される現代のビジネス環境において大きな障壁となっています。

課題②: セキュアな情報保管とアクセスの問題

情報のセキュリティは、企業にとって最も重要な課題の一つです。特に機密性の高い文書を安全に保管し、かつ必要な時にどこからでもアクセスできるようにすることは、セキュリティと利便性のバランスを取る必要があるため難しい問題です。

課題③: 書類からの情報抽出と活用の効率性

紙の書類から必要な情報を抽出し、それをビジネスの意思決定や業務効率化に活用することは、手作業では非効率で時間がかかります。また、情報を正確に理解し、必要なコンテキストで検索可能にするためには、高度なテクノロジーが必要です。

トップゲートがサポートする紙のデータ化から利活用までの３ステップ

ステップ①:紙のデータ化サポート

これは、物理的な文書をデジタルスキャンしPDF形式に変換することで、社内外のコミュニケーションを滑らかにし、情報共有を加速します。文書がデジタル化することで、情報の伝達が速やかになり、業務の効率化が図られます。

ステップ②PDFをGoogle Cloud Storageに保存する

クラウドベースの保存手段により、インターネットさえあれば世界中どこからでもアクセス可能となり、情報の可用性が飛躍的に向上します。さらに、Google Cloud Storageの堅牢なセキュリティは、機密情報を保護する上で心強い味方となります。

ステップ③:生成AIによるデータ活用

これらのデータを活かすための鍵となります。Vertex AI Searchを通じて、保存されたデータはさらに価値ある資産へと変貌します。テキストデータの抽出から言語理解、そして検索性の向上まで、AIの力を借りて、書類からの情報を最大限に活用することが可能になります。

まとめ

トップゲートは、 Vertex AI を活用した書類管理のサポートを提供しています。この先進的なテクノロジーを用いることで、企業は紙ベースの情報を効率的にデジタル化し、重要なビジネス判断のために迅速に情報を取り出すことが可能になります。紙の束に埋もれがちな貴重な情報を明らかにし、それを活用して新たなビジネス価値を創造するために、トップゲートの Vertex AI を活用した書類管理サービスをぜひご検討ください。