Google Workspaceを活用したニューノーマルにおける新しい働き方とは？

本記事は、2022年4月20日に開催された Google の公式イベント「 Google Cloud ML サミット」において、 Google Cloud カスタマーエンジニアの川嶋洋介氏が講演された「 Google Workspace を活用した DX 環境」のレポート記事となります。

今回は現代社会の市場変化について触れながら、効率的なワークスタイル変革を実現するためのツールである Google Workspace （旧 G Suite ）について、概要や代表的な機能、強み、導入事例まで、あらゆる観点から一挙に解説します。

なお、本記事内で使用している画像に関しては、 Google Cloud ML サミット「 Google Workspace を活用した DX 環境」を出典元として参照しております。

それでは、早速内容を見ていきましょう。

ワークスタイル変革の必要性

昨今、新型コロナウイルスの感染拡大の影響により、ビジネスシーンにおける働き方が変化しています。

Gartner の調査によれば、約 90% の人事担当者が「新型コロナウイルスのワクチンが普及した後も従業員のリモートワークを認める」と回答しています。また、全体の 32% の企業がコスト削減のために正社員をコンティンジェントワーカー（派遣社員やフリーランスなど正社員以外の労働者）に置き換えている、という調査結果も出ています。

このような背景から、様々なシーンでニューノーマルへのシフトが加速しています。多くの企業では新型コロナウイルスが収束した後もリモートワークを継続予定であり、リモートワークが普及したことで、共働き世帯が家族と過ごす時間は4割も増加しました。

しかし、その一方でテレワークに課題を抱えている企業も少なくありません。オフィス以外の場所で働くテレワークでは、生産効率やセキュリティの面で多くの課題が顕在化しています。テレワークは基本的に1人で仕事する環境であるため、チーム内のコミュニケーションやコラボレーションが希薄化する傾向にあります。

このような背景から、企業はチーム力を発揮するための新しい働き方を求められています。従来の非効率な業務から脱却し、ワークスタイルを抜本的に変革する必要があります。

また、データを活用して効率的に働くことも重要なポイントです。昨今、 AI が急速に進化しており、この AI を活用することでデータ分析や各種作業を自動化でき、人は本来注力すべき生産性の高い業務に集中できます。

マッキンゼーの調査によれば、ビジネスマンが労働時間のうち情報の検索を行なっている割合は 20 % との結果が出ています。さらに、探している情報が見つけられず資料を再作成する割合は 38 % だと言われています。

そして、このような課題を解決するために Google Workspace （旧 G Suite ）が有効なソリューションになります。

Google Workspace （旧 G Suite ）とは？

概要

Google Workspace （旧 G Suite ）は Google が提供しているクラウド型のグループウェアサービスです。以前は「 G Suite 」という名前で親しまれていましたが、2020年10月に「 Google Workspace 」へ名称変更しました。

Google Workspace （旧 G Suite ）には「メール」「カレンダー」「オンラインストレージ」「ビデオ会議」など、企業活動において必要な機能がすべて揃っています。また、組織の生産性を高めるための業務効率化ツールが内包されており、グローバルで圧倒的な導入実績を誇る点も Google Workspace （旧 G Suite ）の大きな特徴です。

Google Workspace （旧 G Suite ）に関しては、以下の記事で詳しくご紹介しています。

Google Workspace とは？基本機能や提供プラン、メリット、できることまで徹底解説！

ビジネスへの効果

下図の通り、 Google Workspace （旧 G Suite ）はビジネスシーンで大きな効果を発揮するサービスです。

さらに Google Workspace （旧 G Suite ）を導入することで、仕事が楽しくなったり、チームの革新性が向上したりなど、副次的な効果も生まれています。

進化し続ける機能

Google Workspace （旧 G Suite ）は 100% クラウドで提供されているサービスであり、常に機能がアップデートされ続けています。これまでも様々なアップデートが施されており、サービスとしての利便性が年々高まってきました。

なお、 Google Workspace （旧 G Suite ）のユーザーは自社で作業をすることなく、自動的に機能がアップデートされていきます。このように、常に Google の最先端の技術を活用できる点は Google Workspace （旧 G Suite ）の大きな魅力の一つであると言えるでしょう。

Google Workspace （旧 G Suite ）の機能

以下、日本企業でよく見られる「会議に関連するありがちなフレーズ」です。

これらは頻繁に登場するフレーズですが、どれも組織の生産性を低下させるリスクを含んでいます。そして、これらの非生産的な会話をなくすために Google Workspace （旧 G Suite ）が有効なソリューションになります。

ここからは、 Google Workspace （旧 G Suite ）の代表的な機能について、具体的な活用シーンとともに見ていきましょう。

スケジュール管理（ Google カレンダー）

Google カレンダーは、スケジュール管理を行うためのカレンダー機能です。自身の予定だけでなく、組織内でスケジュールを相互共有することで、スムーズな予定調整が可能になります。

Google カレンダーの使い方に関して理解を深めたい方は以下の記事がオススメです。

【画像解説】今更聞けない！Googleカレンダーの使い方24選

ダブルブッキングを防げる！会議室の予約スケジュール管理をGoogle カレンダーで仕組み化しよう！

ファイル検索（ Google ドライブ）

Google ドライブはオンラインストレージとして、 Office ファイルや画像、動画などのファイルをクラウド上に保存・管理できる機能です。いつでもどこでもどんな端末からでも必要な情報へすぐにアクセスできます。

Google ドライブは「会議中」のシーンにおいて有効なサービスです。「会議中に調べ物をする」というシーンは多くありますが、その際に目的のファイルがすぐに見つからなければ、会議の結論が先延ばしになってしまい、組織としての生産性は大きく低下します。

このような課題を Google ドライブが解決します。 Google ドライブは Google 独自の優れた検索技術を採用しており、とても高い精度で情報をスピーディーに検索できます。

また、 Google ドライブは PDF や写真内のテキストを認識して文字起こしすることが可能です。そのため、ファイル名だけではなく、探しているキーワードを含むすべての情報を検索し、目的のファイルを即座に探すことができます。

さらに、 Google ドライブには高度な検索機能が搭載されています。 AI を活用してユーザーの行動予測に基づいたレコメンデーションを行い、探したいものを予測して最も関連性の高いコンテンツを表示してくれます。つまり、検索そのものが不要になり、ユーザーにとって必要な情報を即座に取得できます。

このように、 Google ドライブを活用することで、会議中の情報検索を効率化かつ迅速化でき、スムーズな意思決定を実現可能になります。

Google ドライブの使い方に関して理解を深めたい方は以下の記事がオススメです。

Googleサービス「Google Workspace（旧G Suite）」の機能Googleドライブとは？便利な活用法6選！

Google ドライブに対応しているファイル形式からオススメのファイル構成まで徹底解説！

柔軟なコラボレーション（ Google チャット）

Google チャットは、ビジネスシーンで活躍するチャットツールです。テキストはもちろん、ファイルの送受信も可能なため、迅速かつ質の高いコミュニケーションを実現することができます。

Google チャットも Google ドライブ同様に「会議中」のシーンにおいて有効なサービスです。当日会議に参加していない人に対して、 Google チャットであれば手軽かつ即座にコミュニケーションが取れるため、その場ですぐに意思決定を行うことができます。また、ボタン一つですぐにビデオ会議を開始できる点も嬉しいポイントです。

スムーズなビデオ会議（ Google Meet ）

Google Meet は、大人数が同時に参加できるビデオ会議の機能です。 Google Workspace を利用していない社外の相手でも参加することができ、投影者の画面を共有することも可能です。そのため、場所・相手・使用端末を選ばずに効率よく会議を進めることができます。

Google Meet は「会議後」のシーンにおいて有効なサービスです。 Google Meet には録画機能が搭載されているため、当日の会議を録画して参加できなかった人に展開すれば、それがそのまま議事録の代わりになります。

また、 Google Meet はソフトウェアやプラグインが不要であり、ブラウザだけですべての機能を使うことができます。さらに、ビジネスシーンでも安心して利用できる安全性と Google カレンダーから簡単に参加できる手軽さが Google Meet の大きな魅力となっています。

Google Meet に関して理解を深めたい方は以下の記事がオススメです。

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ファイル同時編集（ Google ドキュメント、スプレッドシート、スライド）

Google ドライブには Office の「 Word 」や「 Excel 」のようなファイル作成機能が備わっています。

これらもクラウドで提供されているため、複数人が同じファイルにアクセスし、同時に編集を行うことができます。これにより、共同作業を効率化できるため、自社の業務効率化や生産性向上に繋がります。

そして、これらのサービスは「会議中」や「会議後」のシーンにおいて有効なサービスです。

例えば、 Word や Excel 、 PowerPoint などはバージョン管理が必要になりますが、 Google のサービスは 100 % クラウドで提供されているため、常に最新の情報が表示されます。そのため、会議中にファイルを探す場合も目的の資料をすぐに見つけることができます。

また、 1 つの Google ドキュメントに複数人がメモを同時に書き込めば、会議が終了した時点で最終的な議事録が完成します。つまり、会議後にファイルの受け渡しなどは発生せず、作成した Google ドキュメントのリンクを関係者に展開すれば、それで議事録展開は完了します。

さらに、同時編集をしている間はお互いの作業をリアルタイムに把握できますし、変更履歴も自動保存されるため、必要に応じて古いバージョンに戻すことも可能です。加えて、 Office ファイルのように誰かの編集終了を待つ必要はなく、すぐに作業できる点も嬉しいポイントです。

Google ドキュメントやスプレッドシート、スライドに関心のある方は以下の記事が参考になります。

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ビッグデータ分析（コネクテッドシート）

Google Workspace （旧 G Suite ）の上位プランには「コネクテッドシート」という機能が搭載されており、これを使うことで使い慣れた Google スプレッドシートのインターフェースで簡単にビッグデータ分析を進めることができます。

コネクテッドシートは資料作成時に有効なサービスです。資料を作成する際、大量のデータ分析を行うケースもあると思いますが、その場合はコネクテッドシートを BigQuery と組み合わせて活用することをオススメします。

仮に BigQuery にペタバイト級のデータが保存されていたとしても、コネクテッドシートを使えば何十億という行について、アクセスや分析、可視化、共有を行うことが可能です。使い慣れたスプレッドシートを使用して、パートナーやアナリストなどと共同編集できるため、資料作成のプロセスを大幅に効率化できます。

Google Workspace （旧 G Suite ）の強み

ここまでは Google Workspace （旧 G Suite ）の代表的な機能についてご説明しました。それでは、 Google Workspace （旧 G Suite ）には具体的にどのような強みがあるのでしょうか？順番に見ていきましょう。

情報のリアルタイム性

Google Workspace （旧 G Suite ）は 100% クラウドで提供されているサービスです。そのため、情報は常に最新のものにアップデートされており、リアルタイムに経営陣へ共有することが可能です。これにより、意思決定をスムーズに行うことができ、迅速にアクションを実行することで競合優位性に直結します。

強固なセキュリティ

安全な環境でビジネスを成長させていく上で、セキュリティはとても重要なポイントになります。その点、 Google Workspace （旧 G Suite ）は堅牢なセキュリティを備えたサービスとなっています。

例えば、 Gmail は 99.9％ 以上の精度でスパムやビジネス電子メールの侵害詐欺をブロックできますし、 Google ドライブを活用したファイル共有を徹底すれば、メールにファイルを添付せずにリスクを最小限に抑えた形でビジネスを進めることが可能です。

また、 Google Workspace （旧 G Suite ）は ID 管理やデバイス管理を1つのコンソール画面から一元的に操作することができます。これにより、サービスの運用管理にかかる工数を削減でき、組織の生産性向上を実現できます。

柔軟なカスタマイズ

ビジネスシーンにおいては、既製品のアプリケーションでは対応できない課題が顕在化しているケースも珍しくありません。そして、これらを解決するためにはツールのカスタマイズが必要になります。

Google Workspace （旧 G Suite ）には AppSheet という機能が搭載されており、 AppSheet を活用することでコードやプログラミングなどの知識がなくても、誰でも簡単にアプリケーションを開発できます。

また、 AppSheet では、データを個別に用意する必要はありません。既存の Excel や Google スプレッドシートなど、任意のデータベースに AppSheet を接続可能です。この時、難しい接続作業は発生せず、任意のファイルをクリックして選択するだけでデータ接続が完了します。

さらに、 AppSheet のアプリケーション編集は、データ接続と同様にマウス操作のみで作業を完結できます。複雑な機能を実装したい場合でも、 Excel や Google スプレッドシートの関数を書くようなイメージで簡単に編集を行うことが可能です。そのため、専門知識を要するコーディングやプログラミングは必要なく、保守や運用を効率化できる点も嬉しいポイントです

Google Workspace （旧 G Suite ）の導入事例

航空事業を展開する ANA では、 Google Workspace （旧 G Suite ）を活用した日々の業務効率化に取り組んでいます。

新型コロナウイルスの感染拡大の影響に伴い、飛行機の利用者数が激減してしまった状況を受けて、同社では新しいビジネスアイデアの社内募集を開始しました。その結果、「機内ウェディング」をはじめとした約1,600件ものアイデアが集まり、その実現に向けてプロジェクトが始動しました。

ここで高い効果を発揮したのが Google Workspace （旧 G Suite ）です。 Google ドキュメントによるファイルの共同編集で作業を効率化したり、 Google カレンダーや Google Meet を活用することで社内外問わずにスムーズな予定調整・会議開催を行なったりすることができました。

このように、 Google Workspace （旧 G Suite ）を日々の業務でうまく活用し、自社の業務効率化や生産性向上を実現した好事例となっています。

ANA の導入事例は以下の記事でも詳しくご紹介しています。

ANA 様 事例紹介

Google Workspace （旧 G Suite ）に関する Q&A

Q.ノーコードに関心がありますがオススメの学習方法はありますか？

A.座学的に書籍を読むよりも「自社で解決したい課題」を紙に書くことがオススメです。ノーコードの場合は開発をする上で難しい知識は必要ないので、完成形を具体的にイメージすることが重要になります。その後は AppSheet を開けば、直感的な操作で開発を進めることができます。

Q.セキュリティを高めるための設定は難しいですか？

A.Google Workspace （旧 G Suite ）にはセキュリティ設定のベストプラクティスが用意されているため、その内容と自社の設定を比較しながら設定を進めることで、簡単に安全なセキュリティ環境を構築できます。

Q.最近の新機能で便利だと感じた機能はありますか？

A.Google Meet のノイズキャンセル機能が便利です。この機能をオンにして会議に参加することで、不要なノイズを参加者に届けることなくスムーズにビデオ会議を進行できます。

Q.日本国内における AppSheet の活用事例はありますか？

A.AppSheet の利用方法は多岐にわたりますが、代表的なものとしては業務マニュアルの集約が挙げられます。社内に点在した資料やファイルを一箇所にまとめて、社員が見やすいように社内ポータルを作成するお客様が多くいらっしゃいます。

まとめ

本記事では、現代社会の市場変化について触れながら、効率的なワークスタイル変革を実現するためのツールである Google Workspace （旧 G Suite ）について、概要や代表的な機能、強み、導入事例まで、あらゆる観点から一挙に解説しました。

Google Workspace には様々な機能が搭載されており、企業に必要なあらゆるソリューションが揃っています。これらを活用することで、自社の業務効率化や生産性向上を実現でき、競合優位性に直結すると言えるでしょう。

また、運用負荷がかからない点やセキュリティレベルが高い点も Google Workspace の大きなメリットであり、手間なく安全な環境で高品質なグループウェアを運用することができます。さらに、ノーコードで柔軟なカスタマイズを実現でき、自社のワークスタイル変革を加速させることが可能です。

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本記事を参考にして、ぜひ Google Workspace の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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