社内ポータルサイトの必要性とは？メリットや構築する際のポイントまで徹底解説！
- Google Workspace
- グループウェア
- 社内ポータル
社内ポータルサイトをご存知でしょうか？社員のみがアクセスでき、業務フローや就労規定などの情報が集約されている社内向けの Web サイトです。既に社内ポータルサイトを利用している方も多いのではないでしょうか？
働き方が多様化する現代において、社内ポータルサイトの存在意義は高まっています。そこで本記事では、社内ポータルサイトの必要性やメリット、構築する際のポイントまで一挙にご紹介します。
目次
社内ポータルサイトとは？
概要
社内ポータルサイトとは、社内向けに作られたポータルサイトを意味する言葉です。ポータルサイトは情報の入り口となる Web サイトであり、 Google や Yahoo! などの検索エンジンが代表例として挙げられます。
これらは誰でもアクセスできますが、社内ポータルサイトはアクセス権限を自社の社員のみに限定している点が大きな特徴となっており、自社の様々な情報が集約されています。
類似サービスとの違い
社内ポータルサイトと混同しやすいものとして、
- 社内 SNS
- 社内掲示板
- グループウェア
などが挙げられます。これらも「社内で活用するもの」という点は社内ポータルサイトと共通していますが、実際には異なるものとして区別されています。
社内 SNS は社員同士のコミュニケーションを活性化させるためのツールであり、社内掲示板も同様です。社員同士がコミュニケーションを行い、お互いに情報交換をする場所として活用されています。
また、グループウェアは単なるポータルサイトではなく、電子メールやカレンダー、オンラインストレージ、ビデオ会議など、企業に必要な機能を一元的に提供するプラットフォームです。このグループウェアの一機能として、社内ポータルサイトが提供されていることもあります。
このように、社内ポータルサイトに似た言葉は多数存在するため、それぞれの違いを正しく理解しておきましょう。
社内ポータルサイトの必要性
従来、社内ポータルサイトは掲示板的な役割で使われることが多く、社員への周知を効率化するための手段として利用されていました。
しかし、現在の社内ポータルサイトは情報掲載だけではなく、社員のナレッジ向上を目的としたコンテンツが含まれていることも珍しくありません。代表的な例としては、社内勉強会の動画や業務フローのマニュアルなどが挙げられます。
社内勉強会に参加できなかった場合でも、社内ポータルサイトに動画があれば自分のタイミングで視聴・学習できます。また、業務マニュアルはメールやチャットなどのコミュニケーションツールでも展開できますが、後から検索をするのは大変なので、社内ポータルサイトに置いてあると便利です。
さらに最近では、クラウドが爆発的に普及しており、社内ポータルサイトもクラウド環境に置かれるのが一般的となっています。これにより、時間や場所、デバイスを問わずに、いつでもどこでも必要な情報にアクセスできる環境が整いました。
加えて、昨今の新型コロナウイルスの感染拡大の影響により、在宅勤務やテレワークなど、オフィス以外の場所で働くワークスタイルが身近なものとなりました。このような社会変化に伴い、社員が効率的に情報を取得でき、必要に応じて相互にコミュニケーションを取れる仕組みが求められています。
このような背景から、社内ポータルサイトの必要性は益々高まっていると言えるでしょう。誰もが使いやすい社内ポータルサイトを整備することで、社員の業務効率化を実現でき、組織全体の生産性向上に繋がります。
社内ポータルサイトのメリット
情報を一元管理できる
仮に社員へ周知をしたい場合、本来はメールで都度案内を送る必要がありますが、社内ポータルサイトを整備しておけば、サイト上にすべての情報を掲載できます。
これにより、送信側が都度のメール送信作業を削減できることに加えて、受信側はメールを検索する手間を省き、好きなタイミングで情報を取得できるようになります。このように、情報を一元管理できる点は社内ポータルサイトの大きなメリットだと言えるでしょう。
コミュニケーションを活性化できる
多くの社内ポータルサイトには、社員同士が交流できる場所が用意されています。これにより、社内のコミュニケーションを活性化でき、新しいビジネスや業務のコラボレーションに繋がります。テレワークが広まっている現代において、この点は大きなメリットだと言えます。
働き方改革を実現できる
最近の社内ポータルサイトはクラウド型が主流となっています。クラウド環境で構築されていれば、時間や場所、デバイスを問わずに必要な情報へアクセス可能になります。そのため、柔軟なワークスタイルを実現でき、自社の働き方改革の推進に繋がります。
社内ポータルサイトを構築する際のポイント
1つのサイトに情報集約する
社内ポータルサイトを構築する際、特定の1つのサイトにすべての情報を集約することが大切です。複数サイトに情報を分散すると、どのサイトに何の情報が載っているのか、がわからなくなり、管理が煩雑になります。すべての情報を一元管理できる点が社内ポータルサイトのメリットなので、この点は強く意識してください。
使いやすいデザインを採用する
せっかく社内ポータルサイトを構築したのに社員が使ってくれない、というのは良くある話です。組織全体に社内ポータルサイトを浸透させるためにも、使いやすいデザインを採用するのは必須条件と言えるでしょう。最初からテンプレートが用意されているサービスもあるので、ユーザーが簡単に利用できるものを選択することが大切です。
安全なセキュリティ環境で運用する
社内ポータルサイトには、人事情報や顧客リストなどの機密情報を掲載することがあります。万が一、これらの情報が外部に漏れた場合、取り返しの付かない事態に発展します。そのため、社内ポータルサイトを構築する際は、安全なセキュリティ環境で運用することを心掛けてください。
常に最新情報にアップデートする
社内ポータルサイトの運用で大切なのは、常に最新情報にアップデートすることです。数年前の情報がそのまま残っている場合、そのサイトを閲覧する社員は少なくなり、社内ポータルサイトが形骸化してしまいます。そのため、情報の鮮度を保つことが、社内ポータルサイトの成否を左右する重要なポイントだと言えます。
オススメの社内ポータルサイト構築サービス5選
Google サイト
Google サイトは Google Workspace （旧 G Suite ）に搭載されているサイト作成ツールです。 Google Workspace （旧 G Suite ）とは、 Google が提供しているクラウド型のグループウェアサービスです。
Google サイトを利用する上で専門知識は必要なく、誰でも簡単に綺麗なサイトを作ることができます。直感的な操作で扱うことができ、 100% クラウドで提供されている点も大きな特徴となっています。
実際に作ってみたい方は以下の記事がオススメです。情報が散乱せずに、1箇所にストックできるので、情報を探す手間が省けて生産性が向上します。
【簡単】Googleサイトの使い方！社内ポータルサイト作成で情報共有もスムーズに
Notion
Notion は Notion Labs Inc が提供するクラウド型のアプリケーションサービスであり、様々な情報を一元的に管理できます。社内ポータルサイトの作成はもちろんのこと、メモ作成やドキュメント作成・共有、スケジュール管理などを行うことも可能です。
※引用： Notion 公式サイト「テンプレートギャラリー」
WordPress
WordPress は世界中で広く使われているサイト作成ツールです。企業ホームページ以外にも、個人ブログの作成に WordPress が使われることも珍しくありません。直感的に操作できる点が WordPress の特徴の一つであり、「テーマ」と呼ばれるアドオンを追加することで柔軟なカスタマイズを実現できます。
※引用： WordPress 公式サイト「トップページ」
Global Portal
Global Portal は Panasonic 社が提供しているポータルサイト作成サービスです。 HTML やコーディングなどの難しい知識は必要なく、誰でも簡単にポータルサイトの構成やデザインを編集できる点が大きな魅力となっています。
※引用： Global Portal 公式サイト「 Global Portal の特徴」
NotePM
NotePM は社内の情報共有を円滑化するためのサービスであり、業務マニュアルや営業ノウハウなど、様々なナレッジを NotePM 上で蓄積・共有することができます。これまで社内に点在していた情報を NotePM へ集約することで、社員にとって必要な情報を一元的に管理・見える化することが可能になります。
※引用： NotePM 公式サイト「 NotePM の機能」
ここまで、オススメの社内ポータルサイト構築サービスを5つご紹介しましたが、せっかく導入するのであれば Google サイトがオススメです。
Google サイトは Google Workspace （旧 G Suite ）に内包されているサービスですが、 Google Workspace （旧 G Suite ）を使えば、管理画面から組織内のユーザーを簡単に管理することができます。
また、組織外のユーザーへアクセス権を付与しようとした場合にアラートを表示してくれるため、ヒューマンエラーによる情報漏洩を防ぐことができます。多くの社内情報を掲載する社内ポータルサイトだからこそ、この点は大きなメリットになります。
また、 Google Workspace （旧 G Suite ）は Google サイト以外にも様々な機能をオールインワンで提供しているため、これらを Google サイトと組み合わせて使うことで、自社の生産性を大きく向上させることができます。企業成長を加速する上で、 Google Workspace （旧 G Suite ）はとても有効なソリューションであると言えるでしょう。
Google Workspace （旧 G Suite ）に関心のある方は以下の記事が参考になります。
Google Workspace （旧 G Suite ）とは？基本機能や提供プラン、メリット、できることまで徹底解説！
まとめ
本記事では、社内ポータルサイトの必要性やメリット、構築する際のポイントまで一挙にご紹介しました。
新型コロナウイルスの感染拡大をはじめとする社会環境の変化に伴い、社内ポータルサイトの重要性は高まっています。社内ポータルサイトを整備することで、情報の一元管理やコミュニケーション活性化など、企業は様々なメリットを享受できます。
社内ポータルサイトを作成するためのツールは多く存在しますが、せっかく導入するのであれば Google サイトがおすすめです。 Google Workspace （旧 G Suite ）の管理画面によるユーザーの一元管理や外部ドメインに対するアラートなど、セキュリティを高めるための機能が多く搭載されています。
また、 Google Workspace （旧 G Suite ）には Google サイト以外にも便利な機能が揃っているため、これらを Google サイトと組み合わせて利用することで、自社の生産性向上をあらゆる側面からサポートしてくれます。
そして、 Google Workspace （旧 G Suite ）を契約するなら、ぜひトップゲート経由でのお申し込みをご検討ください。請求書払いや円建て運用はもちろんのこと、管理者負荷の軽減や導入後のフォローまで、全面的なサポートを受けることができます。
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