いま注目を集めているデジタルファーストとは？メリットや事例、実現するためのポイントまで徹底解説！
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近年、デジタルファーストという言葉が注目を集めています。その名前の通り、デジタルを優先して採用する考え方であり、デジタルファーストを実践することで、企業は様々なメリットを享受できます。
本記事では、デジタルファーストとは何か？という基礎的な内容から、デジタルファーストのメリットや事例、実現するためのポイントまで、あらゆる観点から一挙にご紹介します。
目次
デジタルファーストとは？
元々、デジタルファーストという言葉は、主に出版業界で使われていました。アナログな印刷物である新聞や雑誌、書籍などを、最初から電子出版することをデジタルファーストと呼んでいたのです。
しかし、最近では出版業界だけではなく、あらゆるビジネスシーンにデジタルファーストが浸透しています。ここで言うデジタルファーストとは、デジタル化を優先して業務を行なっていくことを意味します。昨今、大きな注目を集めている DX （デジタルトランスフォーメーション）もデジタルファーストと密接に関係していると言えるでしょう。
また、この流れは行政機関にまで波及しており、行政手続に関する一連の流れをデジタルシフトすることをデジタルファーストと表現する場合もあります。2019年5月、参議院本会議で「デジタルファースト法」が可決・成立するなど、デジタルファーストは国全体で関心が高まっている事柄だとご理解ください。
なお、デジタルファーストと似た言葉として「クラウドファースト」という考え方があります。クラウドファーストは IT システムなどを構築する際にクラウド利用を優先して考えることであり、厳密にはデジタルファーストとは異なる意味を持っています。
ただし、クラウドコンピューティングの技術はデジタル化の一種であるため、デジタルファーストはクラウドファーストを含んだ考え方であると言えるでしょう。
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デジタルファーストのメリット
企業がデジタルファーストを実践することで、どのようなメリットを享受できるのでしょうか。代表的なものをいくつかご紹介します。
コスト削減を実現できる
従来、紙で運用していた資料をデジタル化することで、紙自体のコストや印刷費の削減に繋がります。また、紙資料を保管するための物理スペースが不要になるため、オフィスの省スペース化にも直結します。
このように、デジタルファーストは企業のコスト削減に大きく寄与する考え方となっています。情報がビッグデータ化し、データの肥大化と多様化が進む現代においては、この点は大きなメリットだと言えるでしょう。
業務効率化を実現できる
例えば、会議の準備を行うシーンを想像してみましょう。従来は参加人数分の資料をあらかじめ印刷し、ホチキスでとめて配布していました。仮に会議直前に資料の差し替えが発生した場合は、すべて一からやり直しになります。
しかし、デジタルファーストでは紙を使わずにデジタル技術を駆使して会議を行います。参加者には PC やタブレットが配布され、端末の画面上で資料を閲覧します。これにより、事前の印刷作業やホチキス止めは不要になりますし、常に最新バージョンの資料を表示できるため、直前に差し替えがあっても安心です。
このように、デジタルファーストを実践することで、あらゆるシーンにおける業務効率化を実現可能になります。
働き方改革を実現できる
デジタルファーストは、働き方改革の促進にも繋がります。昨今、新型コロナウイルスの感染拡大の影響により、在宅勤務やテレワークなど、オフィス以外の場所で業務を行う、新しいワークスタイルが広く浸透しました。
そして、この働き方を陰で支えているのがデジタル技術であると言えます。例えば、クラウドを活用することで、時間や場所、デバイスを問わずに社内の情報にアクセス可能になるため、より柔軟な働き方を実現することができます。
ワークスタイルの多様化が進む現在、企業が変化の激しい時代を生き残っていくためには、デジタルファーストが重要な鍵を握っていると言えるでしょう。
デジタルファーストの事例
一口にデジタルファーストと言っても、その種類は多岐にわたります。ここでは、具体的なデジタルファーストの事例を3つご紹介します。
紙資料のデジタル化
紙資料のデジタル化は代表的なデジタルファーストの事例であり、一般的にはペーパーレス化と呼ばれています。会議資料や提案書の電子化はもちろん、契約書・申込書を電子化し、デジタル上で契約行為が完結するサービスも登場しています。
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意思決定のデジタル化
従来、企業が意思決定を行う際は、担当者の勘や経験に頼るケースが少なくありませんでした。しかし、昨今の AI などの情報技術の進歩により、データに基づいた正確な意思決定を自動化することが可能になりました。これにより、業務工数の削減や判断基準の統一化を図り、データドリブン経営を実現することができます。
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コミュニケーションのデジタル化
昨今、ワークスタイルの変化に伴い、コミュニケーションにおいてもデジタルファーストの考え方が広まっています。例えば、チャットツールやビデオ会議など、離れた場所に居ても円滑なコミュニケーションを可能にするツールが多く登場し、いつでもどこでも働ける新しい働き方が現実のものとなっています。
デジタルファーストを実現するためのポイント
デジタルファーストを実現するためには、どのような点を意識すれば良いのでしょうか。順番に見ていきましょう。
デジタル化のニーズを探る
デジタルファーストを推進するためには、デジタル化のニーズを探ることが第一歩だと言えます。デジタル化はそれ自体が目的ではなく、自社の業務効率化や生産性向上を実現するための手段に過ぎません。
そのため、既存の業務プロセスを細かく見直して、どこにデジタル化のニーズがあるのかを可視化してください。代表的な例としては、決裁や経費申請などが挙げられます。これらを一つずつ整理することで、デジタル化すべき業務を明確化でき、その後の作業をスムーズに進めることができます。
デジタル化の必要性を判断する
デジタル化のニーズを整理した後は、出てきたニーズに対してデジタル化の必要性を判断しましょう。いくらデジタルファーストとは言え、いきなりすべての業務をデジタル化することはできません。場合によっては、デジタル化することで業務効率化が低下する可能性もあります。
そのため、デジタル化の必要性や、デジタル化した場合に得られる効果などを多角的に判断して、着手すべきものに優先順位づけを行います。これにより、本当に優先すべきものが浮き彫りになり、業務プロセス・発生コストの最適化にも繋がります。
セキュリティ対策を万全にする
あらゆる情報をデジタル上で扱うデジタルファーストでは、セキュリティ対策がとても重要なポイントになります。仮にセキュリティ対策が甘く、自社の機密情報が外部に漏れた場合は、取り返しのつかない事態に発展します。
そのため、デジタルファーストを実践する上では、安全なセキュリティ環境を整備することが求められます。近年、企業データを狙うサイバー攻撃は高度化かつ多様化しているため、あらゆる脅威を想定して、様々な角度からセキュリティ対策を講じておきましょう。
IT ツールを導入する
ここまで、デジタルファーストを実現するためのポイントを3つご紹介しましたが、これらを自社だけで完結するのは難しいケースも存在します。この場合、 IT ツールの導入がとても有効な選択肢になります。
IT ツールを活用することで、自社の状況をわかりやすく可視化でき、デジタル化ニーズの発掘や必要性の判断にも役立てることができます。また、セキュリティレベルの高いツールを選ぶことで、安全な環境でデジタルファーストを実践することが可能になります。
IT ツールを導入するためにはコストが発生しますが、これをネガティブに捉えるのではなく、デジタルファーストを実現したときのメリットと比較して、費用対効果で考えることが大切です。次章では、デジタルファーストにオススメなサービスをご紹介します。
まとめ
本記事では、デジタルファーストとは何か？という基礎的な内容から、デジタルファーストのメリットや事例、実現するためのポイントまで、あらゆる観点から一挙にご紹介しました。
デジタル化が強く叫ばれている現代において、デジタルファーストの重要性は益々高まっています。デジタルファーストを実践することで、企業は様々なメリットを享受でき、自社の業務効率化や生産性向上を実現できます。
デジタルファーストを実現するためのポイントはいくつか存在しますが、効率的に進めたいのであれば IT ツールの導入が効果的な手段になります。自社の状況をわかりやすく可視化でき、安全な環境でデジタルファーストを実践することができます。
市場には様々なツールが存在しますが、せっかく導入するなら Google Cloud （GCP）がオススメです。高速データ処理に加えて、自社の工数をかけずに運用でき、セキュリティレベルの高い環境で安心してデジタルファーストを実践可能になります。
本記事を参考にして、ぜひ Google Cloud （GCP）の導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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