2022.06.13

業務のデジタル化を阻む5つの理由とは？デジタル化を推進するための対策まで徹底解説！

DX
デジタル化

昨今、 DX （デジタルトランスフォーメーション）という言葉が広く浸透しており、多くの企業がデジタル技術を活用した業務変革に取り組んでいます。変化の激しい現代を生き抜くためには、もはや業務のデジタル化は避けては通れない道だと言えるでしょう。

しかし、デジタル化の重要性を理解していながらも、思うように業務をデジタル化できていない企業は数多く存在します。それでは、業務のデジタル化が進まない原因は一体どこにあるのでしょうか？

本記事では、企業における業務のデジタル化が進まない5つの理由と、デジタル化を推進するための対策について詳しく解説します。

デジタル化とは？

デジタル化とは、従来アナログで運用していた業務やシステムをデジタルに移行することを指します。わかりやすい例ではペーパレスの取り組みもデジタル化の一種と言えます。これまで紙媒体で管理していた書類を電子化（デジタル化）することで効率アップを図ります。

昨今、新型コロナウイルスの感染拡大の影響により、テレワークや在宅勤務が広く普及しました。オフィス以外の場所で業務を進める場合、社員同士が直接会話できないため、デジタル化によって業務を見える化したり、遠隔でコミュニケーションしたりすることがとても重要になります。

これは大企業だけに限った話ではなく、中小企業においても同じことが言えます。アドビ社の調査によれば、調査対象（中小企業の経営者・従業員）の6割以上が「業務デジタル化の重要性を感じている」と回答しています。

アンケート
※出典： Adobe Blod （中小企業の6割以上が業務デジタル化の重要性を実感電子サインソリューションの活用でビジネスのスピード向上を〜アドビ「業務効率化に関する実態調査」結果より〜）

このように、多くの企業が業務デジタル化の必要性を感じており、様々なツールを駆使してデジタル化の実現に向けて舵を切っています。これからのデジタル時代を生き抜くためには、企業規模に関わらず業務を積極的にデジタル化していくことが重要な鍵になると言えるでしょう。

企業のデジタル化の現状

業務のデジタル化が重要視されると同時に、世間では DX （デジタルトランスフォーメーション）という言葉が広く使われるようになりました。 DX は「最新のデジタル技術を駆使した、デジタル化時代に対応するための企業変革」という意味であり、一般的な業務デジタル化よりもさらに一歩踏み込んだ業務変革であると言えます。

経済産業省が2020年10月に発表した調査では、全体の9割以上の企業が「 DX にまったく取り組めていない」または「散発的な実施に留まっている」状況であると記載されています。

※引用：経済産業省「 DX 中間レポート2 中間取りまとめ」

このように、多くの企業が DX やデジタル化の必要性を強く感じている一方で、実際には思うように進んでいないケースが多々存在します。それでは、企業のデジタル化が進まない要因として、どのようなものが考えられるのでしょうか。次章で詳しく解説します。

DX に関心のある方は以下の記事がオススメです。
デジタルトランスフォーメーション（DX）とは？概要と5つの事例をご紹介！

デジタル化を阻む5つの理由

IT 人材の不足

経済産業省の予測データでは、2025年には約36万人の IT 人材が不足すると試算されており、これが企業のデジタル化が進まない原因の一つとなっています。

昨今、 IT 人材の市場価値は高まっており、より高待遇な別企業に転職したり、フリーランスとして個人で業務を請け負うケースも増えています。そのため、特定の企業が IT 人材を長期間確保することは容易ではありません。

業務スキルの属人化

会社においては専門的な知識を必要とする業務が多く存在し、特定の人物しか仕事の中身を把握していないケースがあります。同じ担当者が何年も業務に携わり、他の人はその内容を知らないため、次第に業務スキルの属人化が進んでいきます。

このような状況では、業務内容や知識の共有化ができず、組織としてデジタル化に取り組むことはできません。さらに、退職などで担当者がいなくなった場合は、該当業務を継続できなくなるリスクも発生します。

業務の属人化に関心のある方は以下の記事がオススメです。
Excelの属人化を回避する方法とは？組織全体のデータ活用が課題解決の鍵！

社員の意識の低さ

一部の企業では、一人の社員が担当する仕事の幅が広く、日常業務に追われてしまうケースも珍しくありません。このような状況では、新しいことに時間を使う余裕がなく、デジタル化による未来の業務改革よりも目の前の仕事を片付けることを優先してしまいます。

つまり、業務の繁忙さがデジタル化に対する社員の意識を低下させてしまい、効率的な業務変革を妨げる要因になると言えます。デジタル化は現場の意見を吸い上げることが重要なポイントであるため、これは由々しき問題です。

社員のDXに対しての理解を深めるためには、以下の記事がオススメです。

決して他人事ではない！企業の DX において一般社員に求められる5つの行動とは？

デジタル化に向けた必要コスト

デジタル化を実現するにあたり、追加コストが発生する可能性があります。例えば、業務プロセスを抜本的に変革するための IT ツールの導入や、自社設備を入れ替えるためのインフラ整備などが挙げられます。

経済状態が苦しい会社にとっては、デジタル化のために必要な予算を確保できない場合もあるでしょう。この点は多くの企業にとって深刻な課題の一つであり、予算がネックでデジタル化が進まない会社は珍しくありません。

残存するレガシーシステム

一部の企業では、「レガシーシステム」と呼ばれる昔ながらの老朽化したシステムを使い続けている会社が一定数存在します。システムの老朽化・肥大化が進むことで、時代の流れに即した柔軟な対応が困難となり、デジタル化を妨げる一因となります。

既存のシステムによっては、システム構築が複雑化していたり、全体がブラックボックス化している、といった理由から、新しい情報やセキュリティに対応できない可能性があります。また、古いシステムであるため、保守できる人材がいなくなり、システムの維持自体が困難になるリスクもあります。

レガシーシステムに関心のある方は以下の記事がオススメです。
【古いシステムからの脱却を！】レガシーシステムが抱える5つの課題とは？

デジタル化を推進するための対策

具体的なゴール・戦略を策定する

経営戦略が抽象的なままではデジタル化を実現することはできません。自社が目指すべきゴールを明確にして、逆算思考で具体的な戦略を策定していく必要があります。ゴールと戦略が明確になれば、あとはスケジュールを立ててプロセスを具体化していくだけです。はじめの構想が成否を分けますので、妥協せずにじっくりと検討してください。

このとき、社員に対して忘れずにインプットを行うことが大切です。業務のデジタル化は組織全体で推進する取り組みであり、経営層と社員が同じ方向をむいていることが大前提になります。そのため、社員に対してゴールや戦略、ビジョンなどを共有し、デジタル化に対する意識を高めた上でアクションに着手してください。

経営層のDXに対しての理解を深めるためには、以下の記事がオススメです。

DX を実現するための経営者の役割とは？ビジネス変革に向けた DX の4ステップとともに徹底解説！

デジタル化にかかるコストを必要投資だと捉える

デジタル化では追加コストが発生するケースもありますが、中長期的な目線で必要投資だと捉えることが大切です。短期的にはコストが発生するように見えますが、デジタル化の実現によって業務改善が為されれば、かかった金額以上の恩恵を受けることができます。

そのため、デジタル化にかかる費用は投資だと考えてください。業務のデジタル化によって期待する効果を得るためには、多少の投資を前向きに受け入れる姿勢を持つことが重要になります。

変化に対応できるシステム環境を整備する

効率的な業務デジタル化を実現するためには、急速に変化する時代についていくための柔軟なシステム環境を整備する必要があります。構築スピードやスケール、柔軟性などを考えると、システム構築はオンプレミスよりもクラウドがオススメです。

自社の現状や目指すべきゴールを踏まえて、多様化する消費者ニーズや働き方に対応できるようなシステムを検討してください。システムだけではなく、各種 IT ツールの利用により、業務プロセスの変革や効率化を行うことも忘れてはいけません。

オンプレミスとクラウドに関しては、以下の記事で詳しくご紹介しています。

オンプレミス、クラウド開発における違いとそれぞれの特徴とは？

クラウドとオンプレミスの減価償却と会計処理・税務処理について

オンプレミスとクラウドの違いとは？メリット＆デメリット、移行の注意点も解説

業務のデジタル化には Google Workspace がオススメ

先ほど、業務デジタル化の実現にはクラウドサービスや IT ツールの導入が効果的だとご説明しました。市場には数多くのサービスが存在しますが、せっかく導入するのであれば Google Workspace がオススメです。

以下、業務のデジタル化に Google Workspace がオススメな理由をご説明します。

Google Workspace とは？

Google Workspace は Google が提供するクラウド型のグループウェアサービスです。以前は G Suite という名前で親しまれていましたが、2020年10月に Google Workspace へブランド名を変更しました。

Google Workspace にはメール、スケジュール管理、ビデオ会議、オンラインストレージなど、企業に必要な機能がすべて揃っています。また、組織の生産性を高めるための業務効率化ツールが多く備わっている点も Google Workspace の大きな特徴です。

Google 自身も業務の中で Google Workspace を活用しています。Google Workspace の利用者は Google の強固なインフラと最先端のテクノロジーを自由に活用することができ、世界中で多くの企業に支持されているサービスとなっています。

Google Workspace がデジタル化にオススメな理由

Google Workspace は Google カレンダーでのスケジュール管理やオンラインストレージを活用したファイル保管など、企業における様々な業務のデジタル化を力強くサポートします。また、ビデオ会議の機能やファイルの同時編集が可能な Google スプレッドシートなど、業務効率化に寄与するソリューションも数多く搭載されています。

さらに100% クラウドで提供されるサービスであるため、場所を問わずに利用することができ、社員同士の情報共有も容易に行えます。このように、デジタル化を推進する上では Google Workspace がとても強い武器になります。

なお、 Google WorksSpace には多くのプランが存在していますが、一番安いプランでは月680円から利用可能です。そのため、予算に余裕がなくても気軽に検討しやすい料金設定となっています。

Google Workspace に関心のある方は以下の記事がオススメです。
【最新情報】G Suiteがブランド変更！Google Workspaceの料金、機能、既存契約への影響は？

Google Workspace を活用した業務デジタル化の事例

Google ドライブによるファイル管理

Google ドライブは Google Workspace に搭載されているオンラインストレージの機能です。この Google ドライブを活用することで、これまで紙で管理していた書類をすべてデジタル化し、オンライン上で効率的に管理可能になります。

これにより、紙自体のコストや印刷費を削減できることに加えて、書類を保管するための物理的なスペースの節約にも繋がります。 Google ドライブは細かい共有権限を自在に設定できるため、高いセキュリティレベルを担保した状態で自社の重要ファイルを管理・運用できます。

Google ドライブの使い方や活用方法や対応ファイル形式について理解を深めい方は以下の記事をご覧ください。

Googleサービス「Google Workspace（旧G Suite）」の機能Googleドライブとは？便利な活用法6選！

Google Meet によるビデオ会議

Google Meet は Google Workspace に搭載されているビデオ会議の機能です。100%クラウドで提供されるサービスであるため、スマホやタブレット、 PC など、端末を問わずに利用でき、インターネット環境さえあれば、いつでもどこでも会議に参加できます。

従来、会議のために出張したり、費用を払って大きな会議室を借りたりするケースも存在していました。その点、 Google Meet は Google Workspace に標準搭載されているため、ライセンス料金以外の費用は発生しません。コスト削減の観点から、とても重要なデジタル化の一つであると言えるでしょう。

Google Meetの利用シーン、使い方、詳細機能、導入方法などについて理解を深めたい方は以下の記事がオススメです。

Google Meetの活用方法7選！活用シーン別に徹底解説！

ビデオ会議ツールGoogle Meetを企業で導入するには？導入方法の流れをご紹介！

これで安心！Google Meetでのオンライン会議への参加方法や事前準備を徹底解説

【必見！】Google Meetでブレイクアウトルームを作成する方法とは？

Google チャットによるリアルタイムコミュニケーション

Google チャットは Google Workspace に搭載されているビジネスチャットの機能です。昨今、新型コロナウイルスの感染拡大の影響に伴い、会社以外の場所で業務する在宅勤務やテレワークなどが爆発的に普及しました。

このような環境では、コミュニケーションの希薄化が問題視される傾向にありますが、 Google チャットを使えば常に社員同士がリアルタイムに繋がることができ、さらにクリック一つでチャットからビデオ会議を開くこともできます。メール以外の新しいデジタルコミュニケーションの手段として、ビジネスチャットはとても便利な IT ツールとなっています。

Google Workspace の機能と便利な活用法は、以下の記事で詳しくご紹介しています。
【あなたは知ってる？】Google Workspace の便利な活用法とテクニック10選