2022.01.30

企業がテレワークできない原因とは？実現するための解決策をわかりやすく解説！

テレワーク

昨今、新型コロナウイルスの感染拡大の影響により、テレワークが急速に広まりました。従来のオフィスに出社する働き方から、オフィス以外の場所で業務を行うワークスタイルが一般化しています。

しかし、様々な理由からテレワークを実現することができず、いまだにオフィス出社を続けている方も多いのではないでしょうか。本記事では、企業がテレワークを実現できない原因と解決策について、わかりやすく解説します。

テレワークとは？

まずは「テレワーク」という言葉を正しく理解しましょう。テレワークとは「 tele （離れた）」と「 work （働く）」という2つの英単語を組み合わせたものであり、時間や場所に依存しない柔軟な働き方を意味する言葉です。

厚生労働省が運営している「テレワーク総合ポータルサイト」では、テレワークに関して具体的に明記されており、「情報通信技術（ ICT ＝ Information and Communication Technology ）を活用した時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方」と定義されています。

ここでのポイントは、テレワークは ICT の活用を前提として成り立つものであるという点です。クラウド技術に代表される ICT を駆使することで、オフィス以外の場所でも業務を進めることができるようになりました。

昨今、新型コロナウイルスの感染拡大などの影響もあり、テレワークが急速に普及しました。従来のオフィスに出社するワークスタイルから、時間や場所に依存しない新しいワークスタイルへと多くの企業がシフトチェンジしています。

日本におけるテレワークの現状

日本におけるテレワークの現状を語る上で、政府の取り組みは無視できない大切なポイントです。2018年4月、総務省は「テレワークセキュリティガイドライン第4版」を公表しました。

オフィス以外の場所で働くテレワークは、社内と比較してセキュリティレベルが低下する傾向にあり、情報漏洩などのリスクが常に存在しているため、企業は正しいセキュリティ対策を確実に講じる必要があります。

このような背景から、総務省は企業がテレワークを実践する際の具体的なセキュリティ対策について、基本的な考え方や対策のポイントなどを「テレワークセキュリティガイドライン第4版」にまとめたのです。

テレワークセキュリティガイドラインは、企業がテレワークのセキュリティ対策を考えるための基本指針となっており、多くの会社が同ガイドラインを参考にしてテレワークを実践しています。

近年、新型コロナウイルスの感染拡大の影響により、テレワークが急速に広まりました。しかし、その一方で従来のオフィス出社を続けている企業も存在します。

以下のグラフは、国土交通省が公表している「テレワーク人口実態調査」の調査結果です。

※出典：国土交通省「令和２年度テレワーク人口実態調査ー調査結果の抜粋ー」

令和2年度のテレワーク導入率は38.8%であり、前年と比較して約2倍の数値となっています。これは新型コロナウイルスの感染拡大が大きな要因であると考えられます。しかし、その一方で全体の約6割はテレワークを導入していない、ということになります。

このように、日本政府が国レベルでテレワークを推進しているにも関わらず、半数以上の会社はテレワークの導入に至っていません。そのため、テレワークへの関心は確実に高まっているものの、まだまだ日本におけるテレワーク導入は発展途上の段階にあると言えるでしょう。

テレワークセキュリティガイドラインに関心のある方は以下の記事がオススメです。
テレワーク導入には必須！テレワークセキュリティガイドラインとは何か？

テレワークを実現できない原因

企業がテレワークを実現できない原因は多岐にわたりますが、具体的にどのような障壁があるのでしょうか。代表的なものを解決策とともにご紹介します。

情報セキュリティ面で不安が残る

テレワークはオフィス以外の環境で業務を行うため、情報セキュリティにおける様々なリスクが増大します。例えば、デバイス紛失による情報漏洩や、社外ネットワークを経由したサイバー攻撃などが挙げられます。

仮に、個人情報を含んだ顧客リストが外部に漏れた場合、多額の損害賠償や社会的信用の失墜に繋がり、取り返しのつかない事態になります。このようなリスクを恐れて、テレワーク導入に二の足を踏んでしまう企業は少なくないでしょう。

オフィス以外では対応できない業務が存在する

オフィス以外では対応できない業務が、テレワークを実現できない原因になることもあります。例えば、紙書類の整理や捺印などの事務作業が挙げられます。また、会社によっては営業資料を紙で運用しており、顧客訪問前にオフィスで印刷しなければならないケースもあるでしょう。

このような場合、どうしてもオフィスに出社する必要があり、テレワークへの移行は困難になります。実際、紙を使った業務は多くの日本企業に残っており、テレワーク実現に向けた大きな課題の一つとなっています。

社員同士のコミュニケーションが希薄化する

社員同士が物理的に離れた場所で仕事をするテレワークでは、コミュニケーションが希薄になる傾向があります。オフィスであれば、気軽に隣の席の人に話しかけることができますが、テレワークにおいてはそう簡単にはいきません。

そのため、オフィス勤務と比較した場合、テレワーク環境での情報共有や情報伝達は困難であり、社員同士が連携するための工夫や仕組みづくりが必要になります。このようなコミュニケーションの希薄化も、企業のテレワーク導入を妨げる要因の一つだと言えるでしょう。

テレワーク実現を阻む課題への解決策

社員教育を行う

先ほど、テレワークにおけるセキュリティリスクについて触れましたが、実は多くの情報事故は社員の行動が原因となって発生します。例えば、端末紛失はその最たる例だと言えますし、怪しいメールやファイルを開かなければ、サイバー攻撃のリスクを最小限に抑えることが可能です。

そのため、テレワーク環境におけるセキュリティリスクを社員に正しく理解させ、適切な行動を取るように求める必要があります。社員を集めて研修を行うなど、テレワークを実践する前に入念に準備しておきましょう。

業務の棚卸しを行う

テレワークを実現するためには、自社の業務を棚卸しすることが大切です。社内にどのような業務があるのかを見える化し、必要な業務と不要な業務を切り分けて整理してください。

業務の棚卸しを行うことで、不要なオフィス出社を減らすことができます。例えば、紙で管理している書類を電子化することで、資料確認のために出社する必要はなくなります。このように、テレワーク実現の前準備として、自社の状況を正しく把握しておきましょう。

IT ツールの導入を検討する

テレワーク環境でも滞りなく業務を進めるためには、 IT ツールの活用が不可欠だと言えます。自社だけで対応できる範囲は限られているため、業務効率化やセキュリティ強化を実現するために、適切な IT ツールの導入を検討してください。

例えば、クラウド型のオンラインストレージを使えば、紙の書類をデジタル化し、時間や場所に関係なく閲覧可能になります。また、ビデオ会議やチャットツールを活用することで、社内のコミュニケーション不足も解決できます。

このように、テレワークを実現する上では、 IT ツールの導入が重要な鍵になります。まずは現在の業務状況を正しく把握し、自社に最適なソリューションを検討することが大切です。

テレワークの実現には Google Workspace がオススメ

テレワークを実現するためのソリューションは数多く存在しますが、大切なポイントは多くの機能が搭載されているサービスを選ぶことです。例えば、チャットツールやビデオ会議など、各機能を別々のサービスで契約した場合、コストが大きく跳ね上がるためです。

その観点では、 Google Workspace がオススメのソリューションになります。 Google Workspace は Google が提供している IT ツールであり、「グループウェア」に分類されるサービスです。グループウェアとは、会社やチーム単位で、情報共有・コミュニケーションの円滑化を図ることで生産性を上げるためのツールです。

Google Workspace には、数多くの機能が搭載されており、あらゆる側面から企業のテレワーク導入を強くサポートします。例えば、以下のような機能が内包されています。

Gmail （メール）
Google ドライブ（オンラインストレージ）
Googleカレンダー（スケジュール管理）
Google チャット（チャット）
Google Meet（ビデオ会議）

Google Workspace が優れている点は、これらの機能がシームレスに連携していることです。 Google Workspace という一つの世界の中で、あらゆるサービスを一元的に利用することができます。例えば、 Google カレンダーで予定を作ると Gmail で通知が届いたり、 Gmail の画面から直接 Google Meet に遷移してビデオ会議を開始できます。

さらに、 Google Workspace は「100%クラウド」で提供されているサービスのため、場所やデバイスを問わずに、いつでもどこでも情報にアクセスすることができ、社内外を問わずに迅速なコミュニケーションを可能にします。

加えて、 Google Workspace は非常にセキュリティレベルが高いソリューションとなっています。 Google 独自の強固なインフラで構築されており、クラウド上のデータは全世界のデータセンターで分散保管されるため、安全性を担保しながら業務を進めることができます。

また、 Google の社員が Google Workspace を実業務で活用している点からも Google Workspace の安全性を伺うことができます。このように、 Google Workspace の利用者は、最先端の Google のテクノロジーを自由に活用することができます。

これらの特徴が Google Workspace が全世界で支持を集めている大きな理由であり、テレワークを実現する上では Google Workspace が強力な武器になると言えるでしょう。

Google Workspace に関して詳しく知りたい方は、以下の記事がオススメです。
【最新情報】G Suiteがブランド変更！Google Workspaceの料金、機能、既存契約への影響は？

まとめ

本記事では、企業がテレワークを実現できない原因と解決策をわかりやすくご説明しました。内容をご理解いただけましたでしょうか。

テレワークを導入することで、企業は様々なメリットを享受できます。実際に多くの企業がテレワークを導入し、自社の業務効率化や生産性向上を実現しています。

テレワークを実現するためのソリューションは数多く存在しますが、導入を検討するのであれば Google Workspace がオススメです。あらゆる機能を一気通貫で提供しているため、ツールの導入コストを削減できますし、 Google の最新テクノロジーを活用して、あらゆるシーンにおける生産性向上を実現できます。

そして、 Google Workspace の契約はトップゲート経由がオススメです。トップゲートで契約することで

請求書払いが可能
円建てで運用できる
管理者負荷を軽減
導入後サポートが充実

など、様々なメリットを享受することができます。

Google Workspace のようなグループウェアは、サービスを利用開始した後の運用方法によってサービスの導入効果が大きく変わります。 Google と直接契約した場合は専任担当が付かないため、運用に関するアドバイスを受けることはできません。その点、トップゲートで契約すれば、いつでもプロに運用面の相談を行うことができ、自社の Google Workspace 運用をより良い方向に導くことが可能です。導入前のご相談も受け付けていますので、まずはお気軽にお問い合わせください。

本記事を参考にして、ぜひ Google Workspace の導入を検討してみてはいかがでしょうか。