2022.01.30

情報共有の在り方が企業の明暗を分ける？デジタル化で業務効率化を実現しよう！

デジタル化
業務効率化

企業が効率的な経営を実現するためには、情報共有をスムーズに行う必要があります。社員同士が迅速に連携することで、意思決定のスピードを速めることができ、組織の生産性向上に繋がります。

昨今、多くの企業において業務のデジタル化が進んでおり、情報共有の在り方が大きく変化しています。本記事では、情報共有のデジタル化によるメリットや意識すべきポイントなど、あらゆる観点から徹底的に解説します。

デジタル化の重要性

昨今、新型コロナウイルスの感染拡大の影響により、テレワークや在宅勤務が広く普及しました。オフィス以外の場所で業務を進める場合、社員同士が直接会話できないため、十分なコミュニケーションを取るのが難しいケースもあります。

そのため、社内の情報共有を円滑化するためには、デジタル技術を活用した新しいコミュニケーションの在り方を模索する必要があります。これは大企業だけに限った話ではなく、中小企業においても同じことが言えるでしょう。

アドビ社の調査によれば、調査対象（中小企業の経営者・従業員）の6割以上が「業務デジタル化の重要性を感じている」と回答しています。

アンケート
※出典： Adobe Blod （中小企業の6割以上が業務デジタル化の重要性を実感電子サインソリューションの活用でビジネスのスピード向上を〜アドビ「業務効率化に関する実態調査」結果より〜）

スムーズな業務遂行を実現するためには、迅速かつ正確な情報共有が必要なことは言うまでもありません。仮に社内の情報共有が適切に行われない場合、業務の停滞や判断ミスに繋がるリスクもあります。だからこそ、デジタルを駆使してスムーズな情報共有を図り、コミュニケーションを活性化することが重要になります。

紙による情報共有の課題

前章ではデジタル化の重要性をご説明しましたが、紙によるアナログな情報共有を行なっている場合、具体的にどのような課題が考えられるのでしょうか。代表的なものをいくつかご紹介します。

業務負荷が大きくなる

紙による情報共有では、非生産的な業務が多く発生します。例えば、紙の印刷やファイルへの取りまとめなど、資料を準備すること自体に大きな手間が掛かります。

また、会議に参加していないメンバーに情報を共有する場合、資料を追加でプリントアウトする必要があります。さらに、紙は紛失や汚れなどのリスクが高まり、物理的な影響を受けやすい点も課題の一つだと言えます。

無駄なコストが発生する

紙による情報共有は、業務負荷だけでなくコスト増大の原因にもなります。例えば、紙自体のコストや印刷費などが挙げられます。また、印刷した後に資料を修正する場合、都度新しいものを印刷する必要があり、コストはさらに膨らみます。

加えて、顧客や取引先に資料を送りたい場合は、当然ながら郵送コストが掛かります。このように、紙による情報共有は様々なシーンで無駄な費用が発生し、自社の経営を圧迫する大きな要因となります。

社内に情報格差が生まれる

社内に情報格差が生まれる点も、紙による情報共有の課題だと言えます。一般的な日本企業においては、経営層や役職者など、上位の立場にいる人間のもとに多くの情報が集まっています。

本来であれば、管理職が部下に対して情報共有を行う必要がありますが、大量の紙に印刷された資料の場合、複数人に対して効率的に情報を伝えることが難しく、適正な情報伝達が困難なケースも存在します。結果として、一部の社員には情報を届けることができず、社内に情報格差が生まれてしまうのです。

デジタルを活用した情報共有のメリット

情報共有をデジタル化することで、上述した課題を解決することができます。しかし、デジタルを活用した情報共有のメリットはそれだけではなく、他にも様々な効果があります。以下、具体的な内容をご説明します。

情報の鮮度を担保できる

デジタルを活用した情報共有では、紙のように印刷のタイムロスを意識する必要があリません。そのため、会議の直前まで情報をアップデートすることが可能です。また、資料内容を更新した場合でも都度印刷する必要はなく、常にデータを最新の状態に保つことができます。

自社にノウハウを蓄積できる

情報共有をデジタル化し、ファイルやデータを誰にでも使える状態で保管しておけば、その情報を自社の資産として蓄積できます。デジタル化されたデータは紙の資料と比較して検索性が高いため、蓄積したノウハウを業務に活かしていくことで、組織全体の生産性向上に繋がります。

新しい働き方を実現できる

デジタル化したデータをクラウド上に保存することで、時間や場所、デバイスなどの制約を受けずに情報へアクセスすることが可能になります。そのため、わざわざ資料のためにオフィスへ出社する必要はなく、テレワークや在宅勤務などの新しい働き方を実現できます。このように、情報共有のデジタル化は、企業のワークスタイルを変革する上でも重要な意味を持っています。

情報共有をデジタル化する際のポイント

情報共有のデジタル化は企業にとって重要な取り組みですが、ただ闇雲に進めても思うような成果は得られません。本章では、情報共有をデジタル化する際に意識すべきポイントをご説明します。

段階的にデジタル化を進める

情報共有のデジタル化を検討する際は、すべての情報を一気にデジタル化するのではなく、段階的に進めるようにしてください。一斉にデジタル化を行なった場合、現場が混乱して生産性が下がるリスクがあります。まずは、紙で運用しているアナログ業務を洗い出し、それらに優先順位を付けながらデジタル化に取り組むことが大切です。

デジタル化のメリットを社員に理解させる

一部の人間がデジタル化に対して高い関心を持っていたとしても、実際に現場で業務を行うのは社員一人ひとりです。そのため、組織全体の生産性を上げるためには、社員のデジタル化に対する理解を深める必要があります。紙運用によるデメリットやデジタル化によるメリットを丁寧に説明し、納得してもらった状態でデジタル化を進めることが重要です。

デジタル化に向けた IT ツール導入を検討する

自社の力だけで情報共有をデジタル化するのは限界があるため、 IT ツール導入の検討も必要になります。もちろん、 IT ツールの導入はコストを伴う話になりますが、短期的な目線で捉えないことが大切です。 IT ツールの導入コストとデジタル化により削減できるコストを天秤にかけて、中長期的な費用対効果で判断してください。

情報共有のデジタル化には Google Workspace がオススメ

先ほど、情報共有をデジタル化するためには IT ツールの導入が大切だとお伝えしました。市場には様々な IT ツールが存在しますが、情報共有のデジタル化には Google Workspace が有効なソリューションになります。

ここからは、 Google Workspace の概要や情報共有のデジタル化にオススメな理由をご説明します。

Google Workspace とは？

Google Workspace は Google が提供しているグループウェアサービスです。以前は「 G Suite 」という名前で親しまれていましたが、2020年10月に「 Google Workspace」へブランド名を変更しました。

Google Workspace にはメール、スケジュール管理、ビデオ会議、オンラインストレージなど、企業に必要な機能がすべて揃っています。また、リアルタイムな共同編集など、組織の生産性を高めるための業務効率化ツールが多く備わっている点も Google Workspace の大きな特徴です。

Google Workspace に関しては、以下の記事で詳しく解説しています。
【最新情報】G Suiteがブランド変更！Google Workspaceの料金、機能、既存契約への影響は？

Google Workspace が情報共有のデジタル化にオススメな理由

Google Workspace には、情報共有のデジタル化に寄与する様々な機能が搭載されています。

以下、代表的なものをいくつかご紹介します。

Google ドライブによるファイル保管・共有

例えば、オンラインストレージである Google ドライブを使えば、クラウド上に Office ファイルや画像ファイル、動画ファイルなどを保存できます。また、 Google Workspace は 100% クラウドで提供されているため、デバイスや場所を問わずにファイルへアクセスすることが可能です。

さらに、他人へファイルを共有したい場合は、「共有」ボタンを押して相手のアドレスを入力するだけで完了します。加えて、 Google ドライブには Google 検索と同じテクノロジーが採用されているため、ファイル検索も正確かつ迅速に行うことができます。

Google ドキュメントによる議事録作成

Google Workspace には、 Office の Word 、 Excel 、 Powerpoint に対応しているファイル作成機能が搭載されており、それらの機能もすべて 100% クラウドで提供されています。そのため、複数人で効率的に情報共有を行い、スムーズに共同作業を進めることができます。

例えば、会議の議事録であれば Google ドキュメントを使います。 Google ドキュメントは Google 版の Word というイメージで、複数人が同じドキュメントにアクセスして、同時に編集できます。会議参加者への議事録共有も Google ドキュメント上から簡単に行うことが可能です。

Google スプレッドシートによる表作成

Google スプレッドシートは Google 版の Excel だとイメージしてください。例えば、各店舗の売上データなどを本社側でまとめる際、従来は店舗ごとの数字を FAX で送ったり、それぞれの店舗がバラバラに Excel ファイルを送付したりして、本社の社員がそれらのデータを見ながら、一つの Excel に集約していました。

Google ドキュメントと同様、 Google スプレッドシートは複数人が同時にアクセスして同時編集ができます。そのため、特定のスプレッドシートを各店舗に展開し、それぞれが自店舗のデータを表に入力すれば、あっという間に全店舗分のデータがシートに反映されます。

Google スライドによる資料作成

Google スライドは Google 版の Powerpoint だとイメージしてください。複数人が同時にスライドを編集・作成できるため、誰がどこを見ているかは一目瞭然です。さらに Google スライドにはコメントを追加する機能も備わっているため、資料作成のプロセスまでを見える化でき、煩雑なバージョン管理やスライドのマージ作業などから解放されます。

なお、コメント機能は Google スライドだけではなく、先ほどご紹介した Google ドキュメントや Google スプレッドシートにも搭載されています。

Google Meet によるビデオ会議

Google Workspace には、標準で Google Meet というビデオ会議の機能が搭載されています。 Google Meet もクラウドサービスであるため、インターネットに接続されていれば、デバイスや場所を問わずにビデオ会議を行うことができます。

メールなどのテキストでは用件が伝わりづらく、かつ、電話での口頭説明も難しい場合、 Google Meet を繋いで自分の PC 画面を相手に共有しましょう。実際の画面を見ながら口頭で説明することで、効率的かつスピーディーな情報共有が可能になります。

まとめ

本記事では、情報共有のデジタル化によるメリットや意識すべきポイントなど、あらゆる観点から徹底的に解説しました。

従来の紙による運用では、業務負荷やコストの増大など、様々な課題が存在していました。社内のコミュニケーションを円滑化し、業務をスムーズに進めるためには、情報共有のデジタル化が大切なポイントになります。デジタル化によって、ノウハウの蓄積や新しい働き方の実現など、多くのメリットを享受できます。

もし、情報共有のデジタル化を実現するために IT ツールを導入する場合は Google Workspace がオススメです。 Google ドライブによるファイル保管・共有や、複数人で同時編集できるファイル作成機能により、自社の情報共有のデジタル化を強く加速することが可能です。

そして、 Google Workspace の契約はトップゲート経由がオススメです。トップゲートで契約することで

請求書払いが可能
円建てで運用できる
管理者負荷を軽減
導入後サポートが充実

など、様々なメリットを享受することができます。

Google Workspace のようなグループウェアは、サービスを利用開始した後の運用方法によってサービスの導入効果が大きく変わります。 Google と直接契約した場合は専任担当が付かないため、運用に関するアドバイスを受けることはできません。その点、トップゲートで契約すれば、いつでもプロに運用面の相談を行うことができ、自社の Google Workspace 運用をより良い方向に導くことが可能です。導入前のご相談も受け付けていますので、まずはお気軽にお問い合わせください。

本記事を参考にして、ぜひ Google Workspace の導入を検討してみてはいかがでしょうか？

弊社トップゲートでは、Google Workspace（旧G Suite）に関して、実績に裏付けられた技術力やさまざまな導入支援実績があります。あなたの状況に最適な利用方法の提案から運用のサポートまでのあなたに寄り添ったサポートを実現します！

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