株式会社旺文社様の資料請求運用管理システムリニューアルプロジェクト

今回の事例でご紹介する株式会社旺文社 様は、教育と情報を中心にした総合出版と教育情報事業の展開を行っている企業です。特に、大学受験用ポータルサイト「大学受験パスナビ」は、受験生とその関係者にとって欠かせない情報源となっています。2023年3月、同社は資料請求運用管理システムの全面リニューアルプロジェクトを敢行しました。今回弊社はその株式会社旺文社様の資料請求運用管理システムリニューアルプロジェクトにおいて、全面的な支援をさせていただきました。

以下では、プロジェクトの概要とその成果について詳しくご紹介します。ぜひご覧ください。

事例概要

まず始めに、株式会社旺文社様の企業概要についてご紹介します。

・会社概要

大学受験パスナビ とは

次に大学受験パスナビについてです。大学受験パスナビは、日本最大級の大学受験用ポータルサイトとして知られています。全国の受験生が志望校を選ぶ際に必要な情報を整理して提供するこのサイトには、全大学の入試科目等の情報が掲載されています。

また、SEOの効果が非常に高く、WEB上での情報検索における重要なリファレンスとして多くの利用者（受験生やその関係者）に支持されています。

大学受験パスナビには、全国の大学・短期大学の資料（パンフレット）および願書をまとめて請求することができる「大学資料請求・願書請求」コンテンツが存在します。

気になる大学を最大で20校までクリックして選択するだけで、一度にまとめて資料や願書を請求することができます。

プロジェクト種別：WEBサイトリニューアル

今回のリニューアルにおける主要な焦点は、次の2つのポイントに集約されます。

1. BtoC向けリニューアル：

教育情報事業の一環として、大学受験サイト「パスナビ」等のWebメディアの企画・運営・情報発信を行っています。2023年3月末日に、利用者により的確に情報を発信するため、Webサイトのリニューアルを行いました。

2. BtoBリニューアル：

上記のリニューアルに伴い、利用者の利便性・操作性を高めるため、大学受験パスナビの運用に関するサブシステム群も同年3月末日に刷新しました。

背景

今回のリニューアルの背景には、次の2つの主要な要因が存在します。

1. リニューアルの必要性：

大学受験パスナビのリニューアルに合わせて、バックオフィスの運用保守業務も全面的に一新することとなりました。それに伴い、当時の保守会社が開発した既存の資料請求運用管理システムを継続利用することが難しい状況となり、サブシステムについても新たに構築し直す必要がありました。

2. サブシステムの特性：

サブシステムの利用者には、自社担当者だけでなく、大学関係者も含まれるなど、リニューアルによる影響範囲が広いため、新システムの操作感を旧システムと同一にし、UI変更と利便性の高めることで、サブシステムの価値向上を行う必要がありました。

旺文社様のコメント：旧システムでは、入力した情報に応じて各種フラグが自動的に連動せず、手動でつけなくてはならない部分が多く人為的なミスにも繋がりがちでした。しかし、そういった問題点は抱えているにせよ、長年同じシステムを使ってきており、使用者は社内だけには留まらなかったので、できる限り慣れたシステムと同じ使用感を保ちつつ問題点を解決できるようなものを作れないかとご相談しました。

課題

以下の要素が、今回のプロジェクトにおける主要な課題として挙げられました。

1. 資料の登録に時間がかかり、パスナビへの反映に時間がかかっていたたこと

2. 資料の一括登録等の操作がそもそも時間がかかったこと

解決方法

課題を解決するために、次の2つの方法を具体的に提案いたしました。

1. 資料・進学相談会の一括登録機能の実装：

効率的な登録を実現するために、資料や進学相談会の一括登録を行える新規機能を追加しました。また、登録時に誤データ投入を防ぐために登録データチェック機能及びプレビュー画面も追加しました。

2. システム機能の整理と通知内容の最適化：

業務上不要な機能を精査し、整理を行いました。同時に、通知内容及び対象の見直しを実施し、必要な情報だけが適切に通知されるようになりました。

解決後の結果

解決後に得られた結果は、次のようにまとめられます。

1. 効率性の大幅向上：

一括登録作業が以前は1営業日かかっていたものが、新規機能の追加によりわずか2時間ほどで完了するようになりました。これにより、作業コストが75%ほど削減され、業務の効率が大幅に向上しました。

2. システムの安全性と使いやすさの向上：

適切な通知先への配信と権限による制御が実施されるようになりました。これにより、システムのセキュリティが強化され、同時に使用者にとっても使いやすく、効果的なシステムとなりました。また、一括登録時にプレビュー画面を挟むことで投入データの誤りを事前に検知できるようになりました。

旺文社様のコメント：旧システムについては、課題があると感じてはいたものの、具体的にどのように変更すれば良いのかわからない部分も、そもそも何が問題なのかわかっていない部分もありました。それらの課題や問題点について根気強くヒアリングと分析を重ねていただき、お陰様で人為的なミスをシステム的に解決し、また作業時間の削減を実現することができました。ありがとうございました。

まとめ

今回の資料請求運用管理システムリニューアルプロジェクトは、ただの機能向上に留まらない深い意義を持つものとなりました。課題解決により、業務効率の大幅な向上とシステムの安全性、使いやすさの強化を実現することができ、クライアントである旺文社様からも高い評価をいただくことができました。

人為的なミスの解消、作業時間の削減、そして使用者の満足度向上。これらの成果は、単に技術的な改善だけでなく、組織としての成長と、顧客との信頼関係構築にも寄与しました。

今後もクライアントの真の課題解決を追求し、最適なソリューションを提供するために努力を重ねて参ります。