2022.02.06

BI ツールとは何か？メリット、デメリット、活用事例まで、一挙に紹介！

BI ツール
BigQuery
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データ活用

近年、5G や IoT などの新技術の登場により、企業が保有するデータ量は増加の一途を辿っています。自社の生産性を高めるためには、これらのデータをうまく活用しながら、適切な経営戦略を打ち出していく必要があります。

企業がデータ活用を進めていくためには「 BIツール」が有効な手段として挙げられます。「 BI ツール」という名前は知っていても、サービス内容を正しく説明できる方は少ないのではないでしょうか。

本記事では、データ活用に欠かせない BI ツールについて、メリット、デメリット、導入を成功させるポイント、活用事例など、あらゆる観点から一挙にご紹介します。

BI ツールとは？

BI ツールとは、「 Business Intelligence ツール」を略したものであり、膨大なデータを管理・集約し、必要に応じて分析まで行うことができるサービスです。

対象となるデータは多岐にわたり、企業の基幹システム（ ERP ）や顧客管理システム（ CRM ）に格納されている売上データや顧客データはもちろんのこと、センサーで集めた気象データや自社ホームページへのアクセスログなど、様々なものが挙げられます。

これらのデータを可視化し、自社の状況を正しく把握することで、今後に向けた改善案を検討することができます。また、分析結果を戦略に反映することで、より生産性の高い経営を実現することが可能になります。

BI ツールには、データの「管理」「分析」「レポーティング」など、多くの機能が搭載されており、様々なデータをダッシュボードなどでわかりやすく表示できるため、スピード感をもった意思決定を実現します。また、マーケティング観点での統計分析やシミュレーションを行うことも可能です。

BI ツールに似たサービスとして、「 DWH 」や「 ETL 」があります。これらも「データを活用する」という観点では BI ツールと共通していますが、それぞれの役割や機能は異なるため、混同しないようにしてください。

DWH や ETL については、以下の記事が参考になります。
データの活用で生産性向上！「BIツール」と「DWH」や「ETL」との違いとは？

BI ツールのメリット

企業データを一元的に集約できる

企業が保有するデータは社内の至るところに点在しています。例えば、社員の個人デバイス（パソコン、スマートフォン）、ファイルサーバー、クラウドストレージなどが挙げられます。

このように、様々な場所に情報が散らばっている状態では、企業としてデータを有効活用することはできません。 BI ツールを活用することで、大量のデータを一箇所に集約し、複数名で共有することが可能になります。

自社の状況を客観的に見える化できる

BI ツールでデータ分析を行うことで、自社の状況を客観的に見える化することが可能です。例えば、得られた分析結果をもとに潜在的な課題や問題点をスピーディーに発見できます。今までは気付かなかった課題を BI ツールで洗い出すことで、早期に改善アクションを実行することが可能になります。

また、課題の見える化は効率的な戦略策定を行うために必要であるため、 BI ツールは企業経営の方向性を決める上でも重要な役割を持っていると言えます。このように、自社の状況を客観的に見える化し、今後の経営改善に活用できる点は BI ツールの大きなメリットです。

レポーティングの作業工数を削減できる

従来、各種レポートの作成はエクセルなどを使って手作業で行うことが多かったですが、 BI ツールを使えばデータ分析の結果を簡単にレポーティングできます。

BI ツールのダッシュボード上にあらゆる情報を一元表示でき、グラフなどを用いたビジュアル化も自動で行うことが可能です。そのため、作業工数の削減だけでなく、経営層へのレポートなど、様々なシーンで効果を発揮します。

BI ツールのデメリット

コストが発生する

BI ツールの多くは有料サービスであるため、当然ながら導入するためのコストが発生します。 BI ツールの中には無料で利用できるものもありますが、機能やセキュリティに制限がある場合が多く、実業務で活用するのは現実的ではありません。

BI ツールは、一般的に機能や利用人数に応じて料金が変動するため、検討しているサービスの金額感をあらかじめ把握しておきましょう。自社のニーズや予算を踏まえて、事前にシミュレーションしておくことが大切です。

自社に適したサービスを選びにくい

現在、数多くの企業が BI ツールを提供しています。一口に BI ツールと言ってもその種類は多岐にわたり、機能や特徴はサービスごとに異なるため、自社に適した製品を選びにくい点はデメリットの一つであると言えます。

仮にサービス選定を誤った場合は、せっかく導入したツールが無駄になるリスクもあります。それぞれの BI ツールの特徴を正しく理解し、自社のニーズや実現したいことを明確にした上で、適切な製品を選ぶようにしてください。

BI ツール導入を成功させるポイント

導入目的を明確にする

BI ツール導入を成功させるためには、はじめに導入目的を明確化することが重要です。単に「データを可視化したい」という抽象的な理由だけでは、課題の発見や経営意思決定の迅速化には繋がりません。

そのため、事前に BI ツールの利用イメージを検討しておき、導入後スムーズに活用できる準備をしておきましょう。例えば、「営業部門の売上データを分析・可視化する」のように具体的なイメージを決めておくのがオススメです。

分析に必要なデータを揃える

BI ツールを導入したところで、分析するためのデータがなくては意味がありません。まずは分析に使うためのデータが自社内に揃っているのかを確認してください。

データが揃っていない場合は、必要なデータを収集するところから始める必要があります。 BI ツールの導入目的から逆算して必要な情報を明確化し、効率的にデータ収集するための仕組みを検討してください。

継続的に PDCA サイクルを回す

近年、企業が保有するデータのビッグデータ化が進んでいます。ビッグデータとは、以下の「3つのV」から構成されると定義されているデータ群です。

Volume（データの量）
Variety（データの種類）
Velocity（データの発生頻度・更新頻度）

つまり BI ツールを活用する上では、データの量だけではなく種類や発生頻度にも目を配る必要があるため、一度分析をして終わりという訳にはいきません。

「データそのもの」が時間の経過とともに変化するため、 BI ツールで継続的なデータ分析を行い、結果を定点観測しながら PDCA サイクルを回し続けることが BI ツール導入における成功の鍵となっています。

BI ツールの活用事例

経営管理の効率化

企業経営においては「売上額」「利益額」「支出額」など、様々な指標が存在しますが、 BI ツールを活用することでこれらの指標を定点観測し、効率的な経営管理を実現できます。

従来、会社全体の経営管理を行うためには、各部門から個別にデータを取り寄せて、集まった情報をもとに人が手作業で分析・管理を行う必要がありました。しかし、 BI ツールを ERP （基幹システム）などと連携すれば、面倒な作業を行うことなくリアルタイムに自社の状況を把握することができます。

また、 BI ツールは断面ごとの数値を取得するだけでなく、グラフなどを使ってわかりやすく見える化することも可能です。ダッシュボード上に一元的に表示したり、レポートとして出力できるため、業務効率化や生産性向上にも寄与します。

学校における退学率改善

アメリカのとある学校では、生徒の出欠管理を手作業（エクセル）で行っていましたが「管理作業に時間と手間がかかる」「管理者が出欠席の最新データを確認できない」など、複数の課題が顕在化していました。その結果、管理者が問題のある生徒を気にかけられず、退学者が後を絶ちませんでした。

そこで、 BI ツールを活用した出欠状況の管理を始めました。 BI ツールの分析結果をもとに退学リスクの高い生徒を予測することで、フォローが必要な生徒をリスト化しました。 BI ツールの活用で迅速なフォローが可能になった結果、退学者を減らすことに成功しました。

データに基づいた需要予測

従来、需要予測は「人の判断」で行われるケースが多くありましたが、在庫過多は利益損失に直結するため、正しい予測を行う必要がありました。

そこで、 BI ツールを活用して過去データを多角的に分析することで、経験や勘にとらわれずに品揃えや仕入れ量を決定したり、キャンペーンのターゲットの絞り込みを行うなど、データに基づいた正しい需要予測が可能になりました。

まとめ

本記事では、データ活用に欠かせない BI ツールについて、メリット、デメリット、導入を成功させるポイント、活用事例など、あらゆる観点から一挙にご紹介しました。

企業データのビッグデータ化が進む現代において、データ活用は避けては通れない経営課題です。 BI ツールの活用により、自社の業務効率化・生産性向上を実現し、変化の激しい時代を生き抜くための磐石な経営体質を整える必要があります。

また、本格的にデータ活用を検討するのであれば、 Google Cloud の BigQuery がオススメです。 Google サービスならではの超高速なデータ処理や、高いコストパフォーマンスを実現することができます。

本記事を参考にして、ぜひ BI ツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

※BigQuery に関しては、以下の記事が参考になります。
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ライター

TOPGATE 編集部

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